De onverwachte stopzetting van de Remmicom software zorgt ervoor dat de uitrol van één gemeenschappelijk softwarepakket, vooropgesteld in de blauwdruk, versnelt uitgevoerd zal worden. Om aan de wettelijke verplichtingen van de BBC-wetgeving te kunnen blijven voldoen, zal reeds in september een eerste input moeten gebeuren in het nieuwe systeem. De installatie moet bijgevolg in de zomer plaatsvinden. Vanaf 1 januari 2020 zullen alle medewerkers in deze software moeten werken.
In het kader van de opdracht “Gezamenlijk softwarepakket voor beheer van meerjarenplanning (incl wijzigingen), jaarrekening en andere financiële toepassingen” werd een bestek met nr. 2019175 opgesteld door de Financiële Dienst.
De vooropgestelde doelstellingen ikv efficiëntie werden opgenomen in het bestek. We verwachten een budgettaire winst door het overschakelen van twee systemen naar één systeem. Dit wordt (deels) besteed aan een verbeterde versie waarin extra opties en functionaliteiten mogelijk zijn die ten goede komen voor de financiële dienst, andere diensten en burgers.
De huidige systemen zullen nog minimaal tot juni 2020 actief blijven voor de opmaak van de jaarrekeningen 2019 van stad en ocmw. Nadien volgt een uitdoofscenario.
De uitgave voor deze opdracht wordt geraamd op € 400.000,00 excl. btw of € 484.000,00 incl. 21% btw voor 5 jaar, stad en ocmw samen.
Er wordt zowel een offerte voor een installatie ter plaatse gevraagd (on premise) als een installatie op een andere locatie (SAAS: software as a service). Dit laat ons toe om beide opties van elkaar af te wegen. De SAAS-oplossing zal de duurste optie zijn, maar laat toe om in ICT uitgaven te besparen (servers en onderhoud).
Er wordt voorgesteld de opdracht te gunnen bij wijze van de onderhandelingsprocedure zonder voorafgaande bekendmaking.
Het Decreet Lokaal Bestuur van 22 december 2017, meer bepaald artikels 40 en 41, betreffende de bevoegdheden van de gemeenteraad, en artikel 269, betreffende dwingende en onvoorziene omstandigheden.
De wet van 29 juli 1991 betreffende de uitdrukkelijke motiveringsplicht van bestuurshandelingen, en latere wijzigingen.
Het Bestuursdecreet van 7 december 2018.
Het Decreet Lokaal Bestuur van 22 december 2017, meer bepaald artikels 326 tot en met 341 betreffende het bestuurlijk toezicht.
De wet van 17 juni 2013 betreffende de motivering, de informatie en de rechtsmiddelen inzake overheidsopdrachten, bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten en concessies, en latere wijzigingen.
De wet van 17 juni 2016 inzake overheidsopdrachten, meer bepaald artikel 42, § 1, 1° b (dwingende spoed als gevolg van gebeurtenissen die voor de aanbestedende overheid onvoorzienbaar waren).
Het koninklijk besluit van 14 januari 2013 tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten, en latere wijzigingen.
Het koninklijk besluit van 18 april 2017 betreffende plaatsing overheidsopdrachten klassieke sectoren, en latere wijzigingen.
Beslissing college van burgemeester en schepenen dd. 14 juni 2019.
De Gemeenteraad keurt volgend besluit goed met algemene stemmen.
Het bestek met nr. 2019175 en de raming voor de opdracht “Gezamenlijk softwarepakket voor beheer van meerjarenplanning (incl wijzigingen), jaarrekening en andere financiële toepassingen”, opgesteld door de Financiële Dienst worden goedgekeurd. De lastvoorwaarden worden vastgesteld zoals voorzien in het bestek en zoals opgenomen in de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten voor aannemingen van werken, leveringen en diensten. De raming bedraagt € 400.000,00 excl. btw of € 484.000,00 incl. 21% btw voor 5 jaar (stad en ocmw samen)
Bovengenoemde opdracht wordt gegund bij wijze van de onderhandelingsprocedure zonder voorafgaande bekendmaking.
De uitgave voor deze opdracht is voorzien in investeringsuitgave 24100000-0119-00-1419/1/2/2/1-9, nl. 200.000 euro. De overige uitgave zal via exploitatie opgevangen worden (61428000-0119-01-1419/1/1/1/1) verspreid over de komende 5 jaar.