2019_OR_00067 - Afstemming HR-processen en -produkten stad en OCMW - Dienstverlening als externe dienst voor preventie en bescherming op het werk en controle op het ziekteverzuim - Bestek, raming en wijze van gunnen - Goedkeuring

De aanstelling van een gezamenlijke externe dienst voor preventie en bescherming op het werk vormt in het kader van het afstemmen van hr-processen en producten een nieuwe stap in de integratie van de Stad Halle en OCMW Halle. De huidige aanstelling van Mensura enerzijds voor OCMW Halle, IDEWE anderzijds voor Stad Halle kent een einde op 31/12/2019.

Bijkomend wordt in een afzonderlijk perceel een opdracht gegund voor controle op het ziekteverzuim.

Huidige beslissing betreft het vaststellen van de voorwaarden en de wijze van gunnen, evenals de raming van de opdracht.

Iedere werkgever moet een interne dienst voor preventie en bescherming op het werk oprichten die hem bijstaat bij het toepassen van de te nemen maatregelen in het kader van het welzijn van de werknemers bij de uitvoering van hun werk. Zowel voor de stad als het OCMW werd Haviland aangesteld als interne preventiedienst.

Wanneer de interne preventiedienst de hem opgelegde taken niet zelf kan vervullen, moet de werkgever aanvullend een beroep doen op een erkende externe dienst voor preventie en bescherming op het werk. 

Binnen de externe en interne dienst worden preventieadviseurs aangesteld die belast zijn met specifieke opdrachten over de welzijnsdomeinen heen.

Volgende personen werken voor een externe dienst preventie en bescherming op het werk:

• Externe Preventie adviseur: dit zijn preventie adviseurs arbeidsveiligheid
• Preventie adviseur Psychosociale aspecten: deze preventieadviseurs zijn gespecialiseerd in het welzijnsdomein psychosociale belasting
• Preventieadviseur arbeidsgeneesheer: de arbeidsgeneesheer is gespecialiseerd in het medische toezicht op werknemers om gezondheidsschade te voorkomen of vroegtijdig op te sporen. Zij worden bijgestaan door de bedrijfsverpleegkundige.
• Preventieadviseur arbeidshygiëne: gespecialiseerd in het domein arbeidshygiëne helpen deze preventieadviseurs u verder met alles in kader van fysische, chemische en biologisch agentia
• Preventieadviseur ergonomie: preventieadviseurs in dit expertisevlak staan u bij om het werk af te stemmen op de mens zodat de belasting op het lichaam voorkomen wordt.

Op heden werken de stad en het OCMW met een andere partner samen die de taken van de externe perventiedienst opnemen. Het is aangewezen met dezelfde preventiedienst samen te werken.

Hiertoe werd bijgevoegd lastenboek uitgewerkt met opdeling in 2 percelen. De opdracht omvat ondermeer:

Perceel 1 “dienstverlening als externe dienst voor preventie en bescherming op het werk”

 -        Medische onderzoeken

 -        Gezondheidsevaluaties:

 ·        Wettelijk verplichte periodieke onderzoeken;

• Medische aanwervingonderzoeken;
• Medische onderzoeken bij werkhervatting na een afwezigheid van meer dan 28 kalenderdagen;
• Specifiek medisch onderzoek vóór werkhervatting;
• Medisch onderzoek spontaan aangevraagd door een werknemer;
• Medische onderzoeken ingeval van nieuwe risico’s;
• Onderzoeken in het kader van moederschapbescherming;
• Medische onderzoeken aangevraagd door het comité voor Preventie en Bescherming en/of door het overlegcomité.

 -        Inentingscampagnes:

• Alle wettelijke vereiste of aanbevolen vaccinaties (inentingen tegen griep, tetanus, hepatitis, enz.).

 -        Specifieke medische activiteiten:

• Technische onderzoeken: klinische biologie, oog test, audiometrie, ademhalingstest, elektrocardiogram;
• Tuberculinetest;
• Gezondheidsvoorlichting en gezondheidsbeleid in uw bedrijf.
• Aangifte van de beroepsziekten en follow-up.

-        Rijgeschiktheidsattest voor chauffeurs

 -        Regelmatige bezoeken van de werkpost:

• Systematisch toezicht op de werkomstandigheden in ons bestuur: veiligheid, arbeidshygiëne, organisatie van de eerste hulp, ergonomie, bedrijfshygiëne, medische preventie, toxicologie en nazicht van de conformiteit van de arbeidsomstandigheden met de wettelijke bepalingen.
• Het periodiek grondig en actief onderzoek van de werkplaatsen.
• Adviezen verstrekken, eventuele maatregelen voorstellen of vragen beantwoorden aan de interne dienst voor Preventie en Bescherming op het werk (of werkgever) tijdens de periodieke bedrijfsbezoeken;
• Advies bij de aankoop en het gebruik van persoonlijke beschermingsmiddelen;
• Nazien en viseren van indienststellingsverslagen en werkpostfiches op gezondheidskundige aspecten door de arbeidsgeneesheer;
• Het uitvoeren van screeningsmetingen zoals lichtmetingen, eenvoudige geluidsmetingen, metingen van temperatuur en relatieve luchtvochtigheid en metingen door middel van verkleurende buisjes. 

-        Administratief:

• Rapportering
• Facturatiebehandeling en –opvolging
• Verlenen van informatie
• Wettelijke verslagen opmaken zodat onze organisatie in orde is met de vereisten van de inspectie van de Federale Overheidsdienst Tewerkstelling, Arbeid en Sociaal Overleg;
• Het jaarlijks activiteitenverslag voorleggen aan het Comité voor Preventie en Bescherming of het Overlegcomité;
• Deelnemen aan vergaderingen van het Comité voor Preventie en Bescherming of het Overlegcomité;
• Informatie ter beschikking stellen aan de interne preventieadviseur m.b.t. gewijzigde wetgeving en reglementering inzake ‘welzijn op het werk’;
• Elektronische databank met administratieve gegevens van personeelsleden en bestuur.
• Opening en opvolging van contracten en dossiers

-        Risicobeheer

• Advies en informatie allerhande via telefoon, fax, e-mail;
• Deelname aan de risicoanalyse inzake geweld, pesterijen en ongewenst seksueel gedrag op het werk;
• Bijstand aan de werkgever bij:
• De uitwerking van procedures en de middelen die ter beschikking van het personeel worden gesteld;
• De installatie van voorzieningen voor opvang, hulp en bijstand aan de slachtoffers;
• Een ontwerp van tekst van de interne procedure voor het personeel (voor inlassing in het arbeidsreglement);
• Informatie aan het Comité voor Preventie en Bescherming;
• Opstellen van een verslag over de met redenen omklede klachten die neergelegd worden;
• Advies en opmaak van een meerjarenplan met jaaractieplannen binnen het kader van een dynamisch risicobeheersingssysteem (o.a. ergonomie, enz.) en sensibilisatie.
• Specifieke opdrachten:
• Ter beschikking stellen van een bevoegde preventieadviseur-psycholoog;
• Onderzoek van de met redenen omklede klachten en voorstellen doen aan de werkgever om een einde te maken aan het geweld, de pesterijen en het ongewenst seksueel gedrag op het werk;
•  Uitwerken van een globaal preventiebeleid;
• Uitvoeren van een collectieve of specifieke risicoanalyse inzake de psychosociale belasting;
•  Coaching van de vertrouwensperso(o)n(en);
• Verzorgen van opleidings- en sensibilisatiesessies;
• Organiseren van collectieve of individuele psychologische nabesprekingen.
•  Organisatie van een degelijke documentatiedienst;
•  Aanbieden van elektronische uitgaven, documentatie en nieuwsbrieven omtrent Welzijn op het Werk.

-        Opleidingen:

• EHBO;
• Preventie van rugklachten;
• Ergonomische opleiding beeldschermwerk;
• Gebruik van onderhoudsproducten en relevante ergonomie in de schoonmaaksector;
• Groendienst;
• Voedingshygiëne;
• Omgaan met alcoholmisbruik op het werk;
• Omgaan met stress op het werk;
• Omgaan met agressie op het werk;
• Pesterijen en ongewenst seksueel gedrag op het werk;
• Enz.

-        Risicoanalyse:

• Meewerken aan de identificatie van de gevaren;
• Advies verlenen en maatregelen voorstellen teneinde over een permanente risicoanalyse te beschikken;
• Advies verlenen, voorstellen formuleren en opmaak voor de opstelling, uitvoering en bijsturing van het globaal preventieplan en jaaractieplan.

Perceel 2 “controle ziekteverzuim”

De controles op ziekteverzuim omvatten verscheidene aspecten:

• Uitvoeren van medische controles op afwezigheden
• Het ter beschikking stellen van statistische, niet - individualiseerbare controlegegevens
• Periodieke en occasionele bespreking en toelichting van de concrete uitvoering van controles, de resultaten en de statistieken met bestuur, managementteam, diensthoofden en werknemersafgevaardigden.
• Juridische en administratieve ondersteuning

Deze opdracht dient te worden gegund volgens de openbare procedure, enkel organisaties die erkend zijn als externe dienst voor preventie en bescherming op het werk (te controleren op de site van de FOD WASO) komen hiertoe in aanmerking.

Volgende gunningscriteria zullen worden gehanteerd :

Perceel 1 “dienstverlening als externe dienst voor preventie en bescherming op het werk”

1.           Prijs – 10 punten        

1.1       Prijs per preventie-eenheid – 5 punten           

1.2       Opvolging preventie eenheden – 5 punten                

Wij wensen een overzicht van welke profielen (arts, verpleegkundige, …) en technische prestaties (onderzoeken, vaccinatie, bloedonderzoek, …) worden ingezet met daaraan gekoppeld hoeveel preventie eenheden worden aangerekend per profiel per uur.        

2.         Kwaliteit van de dienstverlening – 75 punten     

De inschrijver dient  toe te lichten welke diensten vervat liggen binnen het pakket van de beschikbare preventie-eenheden, zowel de wettelijke verplichtingen als de bijkomende taken bovenop deze wettelijke verplichtingen. Gelieve duidelijk op te stellen welke diensten bijkomend zijn aan de wettelijke dienstverlening en waar de inschrijver een meerwaarde kan betekenen voor Halle. De dienstverlening kan zowel betrekking hebben op individueel niveau (de werknemer) als op organisatieniveau

2.1       Beschikbaarheid van de EDPBW – 5 punten                                       

2.2       Bereikbaarheid van de EDPBW – 5 punten                  

2.3       Aanpak en beheer van de medische onderzoeken – 20 punten                                              

2.4       Rapportering en communicatie – 10 punten                                                                                           

2.5       Aanpak psychosociale belasting – 35 punten                                                                                            

3.         Vertrouwdheid met openbare besturen – 5 punten

Vertrouwdheid met openbare besturen wordt beoordeeld op basis van een lijst van minimum 5 referenties met weergave van de exacte opdracht en het aantal personeelsleden binnen het betreffende bestuur.                                      

4.         Aanbod opleidingspakketten en documentatie – 10 punten

Perceel 2 : Controle Ziekteverzuim

1.         Eenheidsprijs per controle – 50 punten

2.         Efficiëntie van de controles – 25 punten  

3.         Rapportering, resultaatsbespreking, juridisch advies – 25 punten

Totale looptijd van deze opdracht bedraagt 72 maanden – 6 jaar.  Deze periode dekt alle wettelijke medische onderzoeken, ook deze die 3- of 5 – jaarlijks dienen plaats te vinden, conform de wetgeving terzake. Daarnaast kunnen we na een eerste risicoanalyse psychosociaal welzijn (die wettelijk om de drie jaar moet plaats vinden) een aantal acties uitwerken en drie jaar laten een nieuwe risicoanalyse laten uitvoeren om het resultaat van de acties te beoordelen.

Voorziene begindatum van de diensten: 1 januari 2020

Voorziene einddatum van de diensten: 31 december 2025

Geraamd bedrag van deze opdracht:

Perceel 1 - externe dienst : 40.000,- €/jaar en bestuur - gezamenlijk 80.000,- €/jaar - 480.000 €/72 maanden.

Perceel 2 - controle ziekteverzuim : 2.500,- €/jaar en bestuur - gezamenlijk 5.000,-€/jaar - 30.000 €/72 maanden.

Wet van 4 augustus 1996 betreffende het welzijn van de werknemer bij de uitvoering van hun werk.

KB van 27 maart 1998 betreffende de externe diensten voor preventie en bescherming op het werk.

KB van 17 mei 2007 betreffende de voorkoming van psychosociale belasting veroorzaakt door het werk, waaronder geweld, pesterijen en ongewenst seksueel gedrag op het werk.