Op 26 februari 2019 keurden de gemeente- en OCMW-raad het reglement klachtenbehandeling goed. Hierbij werd geen tweedelijnsklachtenbehandeling voorzien. Op basis van een nieuw voorstel van de Vlaamse ombudsdienst ging het college van burgemeester en schepenen in zitting van 5 april 2019 prinicipieel akkoord met de organisatie van een tweedelijnsklachtenbehandeling via een samenwerking met de Vlaamse ombudsdienst. De aanstelling van een gemeentelijke ombudsman en de overeenkomst met de Vlaamse ombudsdienst worden ter goedkeuring voorgelegd.
Artikel 303 van het decreet over het lokaal bestuur bepaalt dat de gemeente een ombudsdienst kan oprichten via een overeenkomst met de Vlaamse ombudsdienst.
De principes opgenomen in de overeenkomst zijn de volgende:
De tussenkomsten van de ombudsman zijn gratis. De betrokkene kan de klacht zowel mondeling als schriftelijk indienen.
De ombudsman kan beslissen een klacht niet te behandelen wanneer de identiteit van de klager hem onbekend is of wanneer de klacht betrekking heeft op de algemeen geldende voorschriften en reglementeringen op zich of het algemeen beleid van het stadsbestuur.
Als de klacht nog niet gekend is bij de stad, geeft de ombudsman de stad eerst de kans om de klacht op te lossen.
Als de ombudsman niet bevoegd is, wijst hij door indien mogelijk.
Een klacht wordt binnen de drie maanden volledig behandeld. De ombudsman beslist over een eventuele verlenging.
De ombudsman is bevoegd uit eigen beweging een onderzoek in te stellen naar de wijze waarop een stadsdienst zich in een bepaalde situatie heeft gedragen en daar rond een advies te formuleren. Hij stelt hiervan het college van burgemeester en schepenen in kennis.
De ombudsman respecteert de verplichtingen inzake privacy en discretie. De identiteit van de klagers of van personeelsleden kan niet bekend gemaakt worden indien zij daartegen bezwaar hebben.
De overeenkomst wordt afgesloten voor een periode van drie jaar. De stad is geen vergoeding verschuldigd.
Artikel 302 en 303 van het Decreet over het lokaal bestuur
Gemeenteraadsbeslissing van de 26 februari 2019
Beslissing van de OCMW-Raad van 26 februari 2019
Beslissing van het college van 5 april 2019
Beslissing Vast Bureau dd. 7 juni 2019.
De OCMW Raad keurt volgend besluit goed met algemene stemmen.
De overeenkomst met de Vlaamse Ombudsdienst wordt goedgekeurd.
Het reglement inzake klachtenbehandeling wordt aangevuld met een artikel 3bis dat luidt als volgt:
"Er wordt voorzien in een tweedelijnsklachtenbehandeling door de ombudsman van de Vlaamse Ombudsdienst.
In geval een klachtindiener ontevreden is over de wijze waarop de klacht is afgehandeld door de klachtencoördinator of over het resultaat kan hij/zij een beroep doen op de Vlaamse ombudsman.
De tussenkomsten van de ombudsman zijn gratis. De betrokkene kan de klacht zowel mondeling als schriftelijk indienen.
De ombudsman kan beslissen een klacht niet te behandelen wanneer de identiteit van de klager hem onbekend is of wanneer de klacht betrekking heeft op de algemeen geldende voorschriften en reglementeringen op zich of het algemeen beleid van het stadsbestuur.
Als de klacht nog niet gekend is bij de stad, geeft de ombudsman de stad eerst de kans om de klacht op te lossen."
Artikel 3 paragraaf 7 van het reglement wordt aangevuld met "De brief vermeldt de mogelijkheid van tweedelijnsklachtenbehandeling door de Vlaamse ombudsdienst zoals beschreven in art 3bis"