2024_GR_00047 - WK Gravel 2024 - Samenwerkingsovereenkomst tussen de stad Halle en Golazo - Goedkeuring

Overeenkomst: 

• GOLAZO staat in voor de algemene organisatie en het financieel beheer van het Event. Het Event zal doorgaan op 5 en 6 oktober 2024  te Halle (startplaats) en Leuven (aankomstplaats). 
• STAD HALLE wordt gaststad/institutionele partner van het Event, waarbij STAD HALLE een faciliterende en ondersteunende rol op zich zal nemen en het Event financieel, logistiek en promotioneel zal ondersteunen volgens de voorwaarden en modaliteiten zoals omschreven in de samenwerkingsovereenkomst.

VERPLICHTINGEN VAN GOLAZO – RETURN STAD HALLE

GOLAZO waarborgt en garandeert de kwalitatieve en punctuele organisatie van het Event. 

GOLAZO zal instaan voor de algemene organisatie en sporttechnische uitwerking van het Event. 

GOLAZO zal een beroep mogen doen op derden voor het verwezenlijken van de prestaties, maar zal ten aanzien van STAD HALLE steeds in eigen naam en voor eigen rekening de prestaties uitvoeren.

Daarnaast garandeert GOLAZO volgende return aan STAD HALLE:

• Live uitzending van de wedstrijd op VRT/Sporza (Vlaanderen) en Proximus (Wallonië) met aandacht voor Points Of Interest (POI) van de STAD HALLE. De POI’s worden aangeleverd door de STAD HALLE en worden gevalideerd op haalbaarheid door de host broadcaster (VRT).
• Logo-opname in uitgebreide promotie- en mediacampagne 
• Logo-opname op alle drukwerken 
• Logo-opname op de website van het event
• Toeristische content op de website van het event (aan te leveren door STAD HALLE)
• Optimale visibiliteit op de eventsite
• 10 vip-paketten (VIP Lunch) of 20 vip-paketten VIP Café voor stadsbestuur aan de finish
• GOLAZO voorziet een lunchpakket voor personeelsleden
• Aanwezigheid en actieve betrokkenheid van  de STAD HALLE bij start en podiumceremonie. De STAD HALLE duidt hiervoor de nodige vertegenwoordigers aan. Op het officiële protocolaire podium kan er maximaal 1 vertegenwoordiger van de STAD HALLE per podium plaatsnemen.
• In de eventuele fanzone(s) die uitgebaat worden door lokale verenigingen, zal nauw samengewerkt worden met de drankensponsor AB Inbev, waarbij de volledige inkomsten van deze fanzone voor de lokale verenigingen zijn.

VERPLICHTINGEN VAN STAD HALLE

STAD HALLE staat in het kader van de organisatie van het Event in voor een kwaliteitsvolle en punctuele logistieke en promotionele ondersteuning, bestaande uit volgende zaken:

• Toelating tot organisatie van het Event op de gekozen event site.
• Vrije en kosteloze terbeschikkingstelling van het Eventterrein, inclusief  de aanwezige nutsvoorzieningen en nutsaansluitingen.
• Het parkeervrij houden van de nodige straten.
• Faciliteren van lokale vrijwilligersgroepen (scouts, chiro, clubs, verenigingen, ...) die kunnen ondersteunen als seingever, steward of parcoursploeg.
• Het kosteloos ter beschikking stellen van verder te bepalen, stedelijke infrastructuur en accommodaties van 03/10 tot en met 06/10.
• Logistieke steun/ondersteuning in de vorm van:
1. Ter beschikking stellen van nadars. Deze worden per 50, voor het event, op specifieke locaties over het parcours geplaatst en, na het event, terug opgehaald. Afhankelijk van de nodige aantallen zal de STAD HALLE, in de mate van het mogelijke, extra nadars aanvragen bij buurgemeenten. 
2. Ter beschikking stellen van tafels en stoelen.
3. Voorzien van watervoorziening, standpijp of aansluiting.
4. Groenonderhoud waaronder snoeiwerk en herstellingswerken voor of na het event op het openbaar domein in beheer van de STAD HALLE.
5. Aanduiden van parkings op openbaar en privédomein en het leggen van contacten met de privé-eigenaars.
6. Ter beschikking stellen van Easy Ups of tentjes, indien de STAD HALLE deze bezit.

Logistieke materialen in bezit van STAD HALLE worden kosteloos ter beschikking van GOLAZO gesteld. Indien STAD HALLE kosten moet maken om via buurgemeenten of andere leveranciers nodige materialen te bekomen, wordt dit afgestemd met GOLAZO. GOLAZO zal deze kosten dan betalen. 

STAD HALLE zal later nog een concessie opstellen voor de openbare ruimte die voor het evenement in gebruik genomen zal worden door GOLAZO.

WERKINGSTOELAGE EN COMMERCIËLE RETURN:  

STAD HALLE verbindt zich ertoe om een werkingstoelage/subsidie van EUR 40.000 (BTW niet van toepassing) te betalen aan GOLAZO voor de ondersteuning van het Event en de algemene werkingskosten. 

Voor de commerciële return zoals omschreven in art. 2.3, verbindt STAD HALLE zich ertoe om aan GOLAZO een vergoeding te betalen van 10.000,00 EUR (excl. BTW).

De STAD HALLE ontvangt na afloop van het evenement een financieel verslag van GOLAZO die de toegekende toelage verantwoordt. 

Decreet lokaal bestuur.

Beslissing college van 1 maart 2024.