In 2011 werd er zowel op Kruisveld als op Avenir een nieuw kunstgrasveld aangelegd. Bij correct onderhoud hebben dergelijke kunstgrasvelden een levensduur van 10 tot 15 jaar.
Na overleg met de clubs werd duidelijk dat de kunstgrasvelden ook effectief op zijn en toe zijn aan vernieuwing.
Bijkomend werd er op 25 september 2023 een verbod vastgelegd door de Europese Commissie op het gebruik van rubbergranulaten, die in de huidige kunstgrasvelden zijn gebruikt, om het verspreiden van microplatics in het milieu tegen te gaan.
In 2022 publiceerde Sport Vlaanderen een reeks van groepsaankopen om de Vlaamse sportinfrastructuren te vernieuwen en te verbeteren. Eén van de mogelijke groepsaankopen is het vervangen van de toplaag van bestaande kunstgrasvelden. Binnen deze groepsaankopen werden er door Sport Vlaanderen drie aannemers geselecteerd waarbij met elke aannemer maximumprijzen en minimum kwaliteitseisen werden vastgelegd. De afnemers mogen met de drie geselecteerde aannemers nog een mini-competitie opstarten om de vastgelegde maximumprijzen nog te drukken en de offertes aan te passen aan de specifieke vragen per project.
Het voorbeeldbestek van Sport Vlaanderen werd aangepast en aangevuld, door het Project- en Investeringsbureau aan de vraag en de noden van de voetbalclubs SK. Pepingen-Halle en K.F.C Avenir Lembeek. De kostprijs werd geraamd op 1.046.505,71€ excl. BTW of 1.266.271,91€ incl. 21% BTW.
Er wordt voorgesteld om de minicompetitie op te starten tussen de volgende, door Sport Vlaanderen geselecteerde, aannemers:
- Lesuco; Leuvensebaan 317, 3040 Huldenberg
- Sportinfrabouw; Essendonkbos 5, 2910 Essen
- Scheerlinck; Koeweidestraat 54, 1785 Merchtem
De wet van 29 juli 1991 betreffende de uitdrukkelijke motiveringsplicht van bestuurshandelingen, en latere wijzigingen.
Het Bestuursdecreet van 7 december 2018.
Het Decreet Lokaal Bestuur van 22 december 2017, meer bepaald artikelen 326 tot en met 341 betreffende het bestuurlijk toezicht.
De wet van 17 juni 2013 betreffende de motivering, de informatie en de rechtsmiddelen inzake overheidsopdrachten, bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten en concessies, en latere wijzigingen.
De wet van 17 juni 2016 inzake overheidsopdrachten
Het koninklijk besluit van 14 januari 2013 tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten, en latere wijzigingen.
Het koninklijk besluit van 18 april 2017 betreffende plaatsing overheidsopdrachten klassieke sectoren, en latere wijzigingen.
De procedure kan zeker gestart worden. Voldoende kredieten beschikbaar in zowel het investerings- als exploitatiebudget (beleidsitem 07420).
Het opgestelde bestek, raming en de opstart van de minicompetitie mbt het vernieuwen van de kunstgrasvelden te Kruisveld & Avenir wordt goedgekeurd.
De totale kost voor de renovatie van beide kunstgrasvelden (meetstaat 1) wordt geraamd op 649.266,22€ excl. BTW of 785.612,13€ incl. 21% BTW.
Het bestek en de raming voor het aangaan van een onderhoudscontract van 10 jaar voor beide kunstgrasvelden wordt goedgekeurd.
De totale kost voor dit onderhoudscontract van beide kunstgrasvelden (meetstaat 2) wordt geraamd op 218.000,00€ excl. BTW of 263.780,00€ incl. 21% BTW.
De bijkomende opties worden goedgekeurd, namelijk het nazicht en eventuele aanpassing van de fundering voor beide kunstgrasvelden, de verledding van de huidige verlichting voor beide kunstgrasvelden, het realiseren van een stockagezone bij het kunstgrasveld te Avenir en het realiseren van een overkapping voor toeschouwers bij het kunstgrasveld te Kruisveld.
De totale kost voor deze bijkomende opties (meetstaat 3) wordt geraamd op 179.239,49€ excl. BTW of 216.879,78€ incl. 21% BTW.