Elke stad is verplicht een organisatiebeheersingssysteem op te zetten. Het is een systeem dat ervoor dient te zorgen dat we onze organisatie beheersen. Dit betekent dat we de risico’s moeten detecteren en zoveel als mogelijk moeten beperken.
Het organisatiebeheersingssysteem is het geheel van maatregelen en procedures die ontworpen zijn om een redelijke zekerheid te bieden over de volgende categorieën van doelstellingen:
- Het bereiken van de doelstellingen
- Het efficiënte en economische gebruik van middelen
- Naleving van wetten, regels, voorschriften, procedures…
- Beschikbaarheid van betrouwbare financiële en beheersinformatie (integriteit van informatie (financieel en niet-financieel))
- Bescherming van activa
- Voorkomen van fraude
Het systeem bepaalt op welke wijze de organisatiebeheersing wordt georganiseerd, met inbegrip van de te nemen controlemaatregelen en –procedures en de aanwijzing van de personeelsleden die ervoor verantwoordelijk zijn en de rapportageverplichtingen van de personeelsleden die bij het systeem van organisatiebeheersing betrokken zijn.
Het kader voor organisatiebeheersing werd goedgekeurd in 2019.
De rapportageverplichting wordt verder gespecifieerd via een toevoeging op pagina 4 van het kader. Dit om een consistente werking te waarborgen.
Als basis voor de ontwikkeling van dit kader wordt voorgesteld gebruik te maken van de “Leidraad organisatiebeheersing voor lokale besturen”. De leidraad hanteert 10 thema’s om de doelstellingen omtrent organisatiebeheersing te bereiken, namelijk:
- Doelstellingen-, proces- en risicomanagement
- Belanghebbendenmanagement
- Monitoring
- Organisatiestructuur
- Personeelsbeleid
- Organisatiecultuur
- Informatie en communicatie
- Financieel management
- Facilitaire middelen
- ICT
Deze thema’s staan in voortdurende wisselwerking met elkaar. Organisaties die beantwoorden aan de principes van de Leidraad Organisatiebeheersing voor lokale besturen, creëren de voorwaarden om in alle aspecten van de organisatie effectief, efficiënt, kwaliteitsvol en integer te functioneren.
Het kader voor organisatiebeheersing werd goedgekeurd in 2019.
De rapportageverplichting wordt verder gespecifieerd via volgende toevoeging op pagina 4 van het kader:
Er wordt jaarlijks, in juni, gerapporteerd aan het managementteam, de gemeenteraad en OCMW-raad betreffende de voortgang inzake organisatiebeheersing.
Hiermee volgt de jaarlijkse rapportage in kader van organisatiebeheersing, de timing van de rapportage in kader van de BBC-jaarrekening.
Deze rapportage gebeurt via een geschreven verslag volgens de onderverdeling van de 10 thema’s zoals beschreven in de Leidraad Organisatiebeheersing voor lokale besturen. De status per gedefinieerde actie wordt meegegeven in dit verslag.
In bijlage het volledige kader voor het organisatiebeheersingssysteem.
Collegebeslissing van 14 april 2023
Het kader voor organisatiebeheersing wordt goedgekeurd.