De notulen van de zitting van de raad voor maatschappelijk welzijn van 28 maart 2023 worden ter goedkeuring voorgelegd aan de raad voor maatschappelijk welzijn.
Niet van toepassing.
Artikel 32 en 74 van het Decreet Lokaal Bestuur: de raad voor maatschappelijk welzijn keurt, mits eventuele aanpassingen, de notulen van de vorige raadszitting goed.
De raad voor maatschappelijk welzijn keurt de notulen goed van de zitting van de raad voor maatschappelijk welzijn van 28 maart 2023.
Op 22 november 2022 keurde de provincieraad van Vlaams-Brabant de nominatieve inschrijving goed voor het project “subsidieretentie, open oproep 2022”. Hierbij werd een nominatief bedrag aan OCMW Halle voorzien van 300.000 euro, voor het renoveren van 10 woningen van noodkopers/noodeigenaars in de stad Halle. Deze subsidieretentie (lening met uitgestelde terugbetaling) zal effectief worden na de effectieve toekenning, zodra de woningen bekend zijn.
Om het project vorm te geven wordt een samenwerkingsovereenkomst aangegaan tussen de provincie, het OCMW Halle en IGS Woonbeleid Zennevallei, waarbij de rol en taken van elke partner wordt geconcretiseerd.
Naast de samenwerkingsovereenkomst wordt er tevens een overeenkomst aangegaan inzake de verwerking van persoonsgegevens.
Subsidieretentie werkt op basis van renovatieleningen met uitgestelde terugbetaling en gratis renovatiebegeleiding. Het gaat daarbij zowel over werken om de veiligheid en woonkwaliteit te verbeteren, als werken om het energieverbruik te verminderen. Het geleende bedrag moet pas worden terugbetaald bij vervreemding van de woning (verkoop, erfenis of schenking).
Binnen het project zijn er drie partners:
Middels het project wordt er werk gemaakt van het verbeteren van de woonkwaliteit en verduurzamen van woningen van eigenaars met een laag inkomen, die niet over de nodige financiële middelen beschikken en vaak ook niet over de administratieve kennis en technisch inzicht om dit zelf op zich te nemen.
Het project is een aanvulling op het reeds lopende project noodkoopfonds waarbij 5 woningen in Halle worden gerenoveerd via middelen van het Vlaams Energie- en Klimaatagentschap. Indien het budget van het noodkoopfonds niet volstaat voor de renovatie kan dit aangevuld worden met subsidieretentie.
Voor een goede uitvoering worden er gegevens van de kandidaten en de noodkopers uitgewisseld tussen de partners van het project. Hiertoe ondertekent elke kandidaat een privacyverklaring. De overeenkomst inzake persoonsgegevens werd nagekeken en aangevuld door onze Informatieveiligheidsconsulent (DPO) Frank Desmet.
Artikel 84 van het Decreet Lokaal Bestuur van 22 december 2017.
Beslissing Vast Bureau 29 april 2022 met betrekking tot het indienen van de projectaanvraag subsidieretentie bij de provincie Vlaams-Brabant.
Goedkeuring provincieraad 22 november 2022 voor het project “subsidieretentie, open oproep 2022".
Beslissing Vast Bureau van 7 april 2023.
De OCMW raad keurt de samenwerkingsovereenkomst goed tussen OCMW Halle, IGS Woonbeleid Zennevallei en provincie Vlaams-Brabant in het kader van het project Subsidieretentie.
Elke stad is verplicht een organisatiebeheersingssysteem op te zetten. Het is een systeem dat ervoor dient te zorgen dat we onze organisatie beheersen. Dit betekent dat we de risico’s moeten detecteren en zoveel als mogelijk moeten beperken.
Het organisatiebeheersingssysteem is het geheel van maatregelen en procedures die ontworpen zijn om een redelijke zekerheid te bieden over de volgende categorieën van doelstellingen:
- Het bereiken van de doelstellingen
- Het efficiënte en economische gebruik van middelen
- Naleving van wetten, regels, voorschriften, procedures…
- Beschikbaarheid van betrouwbare financiële en beheersinformatie (integriteit van informatie (financieel en niet-financieel))
- Bescherming van activa
- Voorkomen van fraude
Het systeem bepaalt op welke wijze de organisatiebeheersing wordt georganiseerd, met inbegrip van de te nemen controlemaatregelen en –procedures en de aanwijzing van de personeelsleden die ervoor verantwoordelijk zijn en de rapportageverplichtingen van de personeelsleden die bij het systeem van organisatiebeheersing betrokken zijn.
Het kader voor organisatiebeheersing werd goedgekeurd in 2019.
De rapportageverplichting wordt verder gespecifieerd via een toevoeging op pagina 4 van het kader. Dit om een consistente werking te waarborgen.
Als basis voor de ontwikkeling van dit kader wordt voorgesteld gebruik te maken van de “Leidraad organisatiebeheersing voor lokale besturen”. De leidraad hanteert 10 thema’s om de doelstellingen omtrent organisatiebeheersing te bereiken, namelijk:
- Doelstellingen-, proces- en risicomanagement
- Belanghebbendenmanagement
- Monitoring
- Organisatiestructuur
- Personeelsbeleid
- Organisatiecultuur
- Informatie en communicatie
- Financieel management
- Facilitaire middelen
- ICT
Deze thema’s staan in voortdurende wisselwerking met elkaar. Organisaties die beantwoorden aan de principes van de Leidraad Organisatiebeheersing voor lokale besturen, creëren de voorwaarden om in alle aspecten van de organisatie effectief, efficiënt, kwaliteitsvol en integer te functioneren.
Het kader voor organisatiebeheersing werd goedgekeurd in 2019.
De rapportageverplichting wordt verder gespecifieerd via volgende toevoeging op pagina 4 van het kader:
Er wordt jaarlijks, in juni, gerapporteerd aan het managementteam, de gemeenteraad en OCMW-raad betreffende de voortgang inzake organisatiebeheersing.
Hiermee volgt de jaarlijkse rapportage in kader van organisatiebeheersing, de timing van de rapportage in kader van de BBC-jaarrekening.
Deze rapportage gebeurt via een geschreven verslag volgens de onderverdeling van de 10 thema’s zoals beschreven in de Leidraad Organisatiebeheersing voor lokale besturen. De status per gedefinieerde actie wordt meegegeven in dit verslag.
In bijlage het volledige kader voor het organisatiebeheersingssysteem.
Beslissing vast bureau van 14 april 2023
Het kader voor organisatiebeheersing wordt goedgekeurd.
Op 1 april 2023 omstreeks 18u40 brak er brand uit in Ten Hove en de bewoners moesten worden geëvacueerd.
De bewoners die niet meteen bij familie konden worden opgevangen, werden voorlopig ondergebracht in Sint Martin's Hotel te Tubeke (een achttal). Aangezien dit een zeer voorlopige oplossing was en er snel duidelijkheid moest worden gegeven aan de bewoners en hun familie, werd een onderzoek gedaan naar de alternatieve opvangmogelijkheden (vanaf vrijdag 7 april).
Na de vraag gesteld te hebben aan de bewoners en familie, werd duidelijk dat er voor 14-tal bewoners een tussentijdse oplossing nodig is, totdat de bewoners opnieuw naar Ten Hove kunnen. De anderen kunnen bij familie of elders terecht.
Relevante factoren die meespeelden in het voorstel waren in eerste plaats de nabijheid, de prijs, zo min mogelijk de bewoners opdelen over verschillende locaties, de al dan niet aanwezige dienstverlening of beschikbare faciliteiten, ... Verder werd natuurlijk ook bekeken welke opvangplaatsen er nog binnen onze eigen faciliteiten beschikbaar waren.
Volgende optie werd het best beoordeeld, voor de tijdsduur van - naar schatting - een maand;
Er wordt voorgesteld om dit opvangvoorstel te bekrachtigen.
Rekening houdend met de relevante factoren (diensten, nabijheid, prijs...) kwam dit als beste optie naar voor.
De uitgaven waren niet voorzien. Gelet op artikel 269 van het decreet lokaal bestuur kan kan het college / de raad zonder de nodige kredieten over de uitgaven beslissen die door dwingende en onvoorziene omstandigheden vereist zijn. Gezien de bewoners moesten geëvacueerd worden door de brand is er ongetwijfeld sprake van een dwingende en onvoorziene omstandigheid. Na het expertiseverslag zal er meer duidelijkheid zijn over de situatie en de eventuele termijn waarbinnen de bewoners terug naar hun woonst kunnen.
Wat de huurovereenkomst betreft van de bewoners wordt verder voorgesteld als volgt;
artikel 269 van het decreet van 22 december 2017 over het lokaal bestuur
collegebeslissing van 7 en 14 april 2023
Deze tijdelijke opvang is een onvoorziene uitgave waarvoor geen kredieten werden voorzien in het meerjarenplan. Er werd wel al een registratiesleutel OC:61029999-09521-RS geopend om de verblijfsfacturen op te boeken.
De verzekeringsmaatschappij geeft een vergoeding voor tijdelijk verblijf na brand. De expert en de verzekeringsmaatschappij moeten zich nog uitspreken over het bedrag van deze vergoeding. Er zal dus ook een ontvangstensleutel moeten geopend worden in het budget.
Grof gerekend bedraagt het uitgavenniveau voor de opvang:
| convent/dag (gemiddeld) | plaatsen | 30 dagen totaal |
| € 50,00 | 9 | € 13.500,00 |
| Alsput/dag | kamers | 30 dagen totaal |
| € 80,00 | 4 | € 9.600,00 |
| € 23.100,00 |
Uiteraard zal dit niet de enige tussenkomst zijn van de verzekeringsmaatschappij. De meeste kredieten voor TEN HOVE zijn gekoppeld aan entiteit OCMW. Een aantal uitgaven, vnl. logistiek zijn gekoppeld aan STAD.
Gelet op artikels 269 en 273 van het decreet lokaal bestuur, moet de raad op de hoogte gebracht worden over de financiële gevolgen van deze brand/onvoorziene omstandigheid (herstelling, opvang, vervanging,..)
ART 269De gemeenteraad kan zonder de nodige kredieten over de uitgaven beslissen die door dwingende en onvoorziene omstandigheden vereist zijn, op voorwaarde dat hij daarvoor een met redenen omkleed besluit neemt.
In dezelfde omstandigheden en als het geringste uitstel onbetwistbare schade zou veroorzaken, kan het college van burgemeester en schepenen op eigen verantwoordelijkheid over de uitgaven beslissen. Het college van burgemeester en schepenen brengt de gemeenteraad daarvan onmiddellijk op de hoogte.
De bevoegdheid om over de uitgaven te beslissen, houdt ook de bevoegdheid in tot het vaststellen van de voorwaarden van overheidsopdrachten, het vaststellen van de plaatsingsprocedure, het voeren van de plaatsingsprocedure, de gunning en de uitvoering van de overheidsopdrachten.
In de gevallen, vermeld in het eerste en het tweede lid, worden de financiële gevolgen opgenomen in de eerstvolgende aanpassing van het meerjarenplan.
ART 273
De bepalingen van dit hoofdstuk zijn van toepassing op het openbaar centrum voor maatschappelijk welzijn, met uitzondering van artikel 271 en met dien verstande dat de hiernavolgende woorden worden gelezen als volgt:
1° "gemeente" als "openbaar centrum voor maatschappelijk welzijn";
2° "gemeenteraad" als "raad voor maatschappelijk welzijn";
3° "college van burgemeester en schepenen" als "vast bureau".
De raad neemt – overeenkomstig artikel 268 van het decreet lokaal bestuur kennis van de tijdelijke opvang van de bewoners van Ten Hove, voor een tijdsduur van naar schatting een maand en de kosten die hieraan verbonden zijn.
Woonzorgcentra staan voor grote uitdagingen. Er zijn meer ouderen met ook meer specifieke zorgnoden, en tegelijkertijd is het vaak een zoektocht naar nieuwe zorgmedewerkers. Daarom stapten we met ons woonzorgcentrum Zonnig Huis in 2019 met veel enthousiasme in het gloednieuw IAO-traject met de steun van de Vlaamse Overheid en Flanders Synergy, het innovatieplatform op vlak van arbeidsorganisatie in Vlaanderen.
IAO staat voor Innovatieve Arbeidsorganisatie; door een andere aanpak van organiseren en werken in ons woonzorgcentrum willen we inzetten op een betere en meer unieke zorg voor onze bewoners en zinvol en werkbaar werk voor onze medewerkers.
Op 24/05/2022 nam het MAT kennis van de uitgewerkte visie IAO en de vooruitgang van het project.
Op 26/08/2022 nam het vast bureau kennis van deze visie.
Concreet bestaat deze opdracht uit het uitvoeren van werken enerzijds en de aankoop van meubilair anderzijds. Voor de aankoop van los meubilair wensen we beroep te doen op de aankoopcentrale CREAT en voor de werken leggen we het lastenboek ter goedkeuring voor aan de raad.
Ter ondersteuning van de nieuwe zorgvisie, uitgewerkt volgens de IAO criteria, worden volgende architecturale ingrepen wenselijk:
Een kleinschaligere leef- en werkcontext, ieder met een zeventien tal bewoners, wordt voorzien. Hiertoe worden de leefruimtes strikt opgesplitst per verdiepingsvloer. De bestaande verpleegpost krijgt een refit en het voorste gedeelte wordt herwerkt. Het huidige zitstortbad wordt een inloopstortbad met hoog-laag wc en hoog-laag wastafel.
Deze nieuwe ruimtelijke indeling werd in onderling overleg met het IAO-team besproken.
Het vast bureau nam kennis van de stand van zaken en voortgang van het project op vlak van infrastructuur in zitting van 26/08/2022. Hiertoe werden er door de dienst patrimonium, in nauw overleg met het IAO team binnen de zorg, lastenvoorwaarden en een raming opgemaakt, die ter goedkeuring worden voorgelegd aan het vast bureau.
In zitting van 28/10/2022 nam het vast bureau kennis van de voorgestelde stopzetting van de "aanvraag tot afwijking op de brandveiligheidsnormen voor het WZC Zonnig Huis te Halle"
Vervolgens ging de dienst patrimonium over tot de opmaak van een aanbestedingsdossier voor de herinrichting, zonder strikt bouwkundige ingrepen, van de leefruimtes, zithoeken en sanitaire ruimtes van 3 leefvloeren van het WZC.
In het kader van de opdracht “WZC Zonnig Huis - IAO project infrastructuur” werden er twee bestekken opgesteld:
-nr. 20230403_0113_01BES opgesteld door Cluster Stadspatrimonium : "Vernieuwen leefruimtes en verpleegpost WZC Zonnig Huis - IAO project
De uitgave voor deze opdracht wordt geraamd op € 280.125,45 excl. btw of € 296.932,98 incl. 6% btw.
Er wordt voorgesteld de opdracht te gunnen bij wijze van de vereenvoudigde onderhandelingsprocedure met voorafgaande bekendmaking.
-nr. 20230403_0113_02BES opgesteld door Cluster Stadspatrimonium : "Creatie inloopstortbaden WZC Zonnig Huis - IAO project
De uitgave voor deze opdracht wordt geraamd op € 66.255,00 excl. btw of € 70.230,30 incl. 6% btw.
Er wordt voorgesteld de opdracht te gunnen bij wijze van de vereenvoudigde onderhandelingsprocedure zonder voorafgaande bekendmaking.
Het Decreet Lokaal Bestuur van 22 december 2017, meer bepaald artikel 56, betreffende de bevoegdheden van het college van burgemeester en schepenen.
De wet van 29 juli 1991 betreffende de uitdrukkelijke motiveringsplicht van bestuurshandelingen, en latere wijzigingen.
Het Bestuursdecreet van 7 december 2018.
Het Decreet Lokaal Bestuur van 22 december 2017, meer bepaald artikels 326 tot en met 341 betreffende het bestuurlijk toezicht.
De wet van 17 juni 2013 betreffende de motivering, de informatie en de rechtsmiddelen inzake overheidsopdrachten, bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten en concessies, en latere wijzigingen.
Het koninklijk besluit van 14 januari 2013 tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten, en latere wijzigingen.
Het koninklijk besluit van 18 april 2017 betreffende plaatsing overheidsopdrachten klassieke sectoren, en latere wijzigingen, meer bepaald artikel 90, 1°.
Beslissing vast bureau van 7 april 2023.
De procedure kan gestart worden. Er is € 500.000 beschikbaar op OC:22912007-09530-V1.4.11.
Voor opdracht 1 “Vernieuwen leefruimtes en verpleegpost WZC Zonnig Huis - IAO project” worden het bestek met nummer 20230403_0113_01BES, opgesteld door Cluster Stadspatrimonium en de raming goedgekeurd. De lastvoorwaarden worden vastgesteld zoals voorzien in het bestek en zoals opgenomen in de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten voor aannemingen van werken, leveringen en diensten. De raming bedraagt € 280.125,45 excl. btw of € 296.932,98 incl. 6% btw.
Opdracht 1 wordt gegund bij wijze van de vereenvoudigde onderhandelingsprocedure met voorafgaande bekendmaking
De aankondiging van opdracht 1 wordt ingevuld, goedgekeurd en bekendgemaakt op nationaal niveau.
Voor opdracht 2 “Creatie inloopstortbaden WZC Zonnig Huis - IAO project” worden het bestek met nr. 20230403_0113_02BES, opgesteld door Cluster Stadspatrimonium en de raming goedgekeurd. De lastvoorwaarden worden vastgesteld zoals voorzien in het bestek en zoals opgenomen in de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten voor aannemingen van werken, leveringen en diensten. De raming bedraagt € 66.255,00 excl. btw of € 70.230,30 incl. 6% btw.
Opdracht 2 wordt gegund bij wijze van de onderhandelingsprocedure zonder voorafgaande bekendmaking.
De uitgave voor deze opdrachten is voorzien op OC-22912007-09530-V1.5.11