Elke stad is verplicht een organisatiebeheersingssysteem op te zetten. Het is een systeem dat ervoor dient te zorgen dat we onze organisatie beheersen. Dit betekent dat we de risico’s moeten detecteren en zoveel als mogelijk moeten beperken.
Het organisatiebeheersingssysteem is het geheel van maatregelen en procedures die ontworpen zijn om een redelijke zekerheid te bieden over de volgende categorieën van doelstellingen:
- Het bereiken van de doelstellingen
- Het efficiënte en economische gebruik van middelen
- Naleving van wetten, regels, voorschriften, procedures…
- Beschikbaarheid van betrouwbare financiële en beheersinformatie (integriteit van informatie (financieel en niet-financieel))
- Bescherming van activa
- Voorkomen van fraude
Het systeem bepaalt op welke wijze de organisatiebeheersing wordt georganiseerd, met inbegrip van de te nemen controlemaatregelen en –procedures en de aanwijzing van de personeelsleden die ervoor verantwoordelijk zijn en de rapportageverplichtingen van de personeelsleden die bij het systeem van organisatiebeheersing betrokken zijn.
In 2019 werd een nieuwe organisatiebeheersingssysteem goedgekeurd voor de eengemaakte organisatie. Jaarlijks wordt er gerapporteerd over de voortgang.
De “Leidraad organisatiebeheersing voor lokale besturen” vormt het kader voor het organisatiebeheersingssysteem. De leidraad hanteert 10 thema’s om de doelstellingen omtrent organisatiebeheersing te bereiken, namelijk:
- Doelstellingen-, proces- en risicomanagement
- Belanghebbendenmanagement
- Monitoring
- Organisatiestructuur
- Personeelsbeleid
- Organisatiecultuur
- Informatie en communicatie
- Financieel management
- Facilitaire middelen
- ICT
Deze thema’s staan in voortdurende wisselwerking met elkaar. Organisaties die beantwoorden aan de principes van de Leidraad Organisatiebeheersing voor lokale besturen, creëren de voorwaarden om in alle aspecten van de organisatie effectief, efficiënt, kwaliteitsvol en integer te functioneren.
Elk jaar moet de algemeen directeur op uiterlijk 30 juni over organisatiebeheersing rapporteren aan het politieke niveau. Zo is het management transparant over de wijze waarop de organisatie omgaat met de risico's die het behalen van de doelstellingen kunnen bedreigen. In bijlage het rapport 2022.
Decreet lokaal bestuur.
Beslissing college van burgemeester en schepenen van 26 mei 2023.
De gemeenteraad neemt kennis van de rapportage 2022 in het kader van organisatiebeheersing.