Sinds februari 2022 wordt Oekraïne geconfronteerd met een nietsontziende oorlog die in korte tijd een grote stroom aan vluchtelingen op gang gebracht heeft. N.a.v. deze massale toestroom werd op 4 maart 2022 het uitvoeringsbesluit (2022/382) aangenomen dat bepaalt dat Oekraïense vluchtelingen het statuut van tijdelijk ontheemden krijgen.
Op vrijdag 8 april 2022 gaf de Vlaamse Regering haar goedkeuring aan het besluit tot toekenning van een subsidie aan lokale besturen voor de opbouw van opvangcapaciteit voor tijdelijk ontheemden uit Oekraïne, tot wijziging van diverse besluiten van de Vlaamse Regering en tot intrekking van het besluit van de Vlaamse Regering van 14 maart 2022.
Om de governance tussen de lokale besturen, de gouverneurs en het Vlaams Gewest op kwaliteitsvolle wijze in te vullen was de oprichting van de Vlaamse Huisvestingstool met centraal beheerde adresgegevens noodzakelijk.
Agentschap Binnenlands Bestuur (ABB) en Wonen in Vlaanderen (WiV) hebben als gezamenlijke verwerkingsverantwoordelijken een gegevensbeschermingseffectbeoordeling (“GEB” of data protection impact assessment “DPIA”) laten uitvoeren. Rekening houdend met de persoonsgegevens die verwerkt worden in de Vlaamse Huisvestingstool, was een protocol noodzakelijk om conform de AVG (Algemene Verordening Gegevensbescherming) wetgeving te handelen.
In het protocol worden de voorwaarden en modaliteiten van de wederzijdse elektronische mededeling van de persoonsgegevens, tussen de gezamenlijke verwerkingsverantwoordelijken en het lokaal bestuur uiteengezet.
De data protection officers van de lokale besturen werden gevraagd een advies uit te brengen over dit protocol. De DPO van stad Halle heeft dit protocol positief geadviseerd.
Bij positief advies volgen volgende stappen:
1. De DPO’s van de gezamenlijke verwerkingsverantwoordelijken (ABB en WiV) formuleren een advies op het protocol.
2. Het protocol wordt ondertekend door de leidend ambtenaar van ABB.
3. Het protocol wordt voorgelegd ter ondertekening aan het lokaal bestuur via het (digitaal) Loket voor lokale besturen. Het lokaal bestuur bezorgt de ondertekende versie terug via het (digitaal) Loket voor lokale besturen.
4. Het protocol wordt gepubliceerd op de websites van de betrokken organisaties.
Artikel 8, §1, van het decreet van 18 juli 2008 betreffende het elektronische bestuurlijke gegevensverkeer
Decreet Lokaal Bestuur
Algemene verordening gegevensbescherming van 2016
Beslissing college van burgemeester en schepenen van 1 december 2023
De gemeenteraad keurt het protocol voor de Vlaamse Huisvestingstool Oekraine goed.