2022_GR_00189 - Gemeente zonder gemeentehuis - Slimme raadpleegomgeving in de broekzak van de burger - Samenwerkingsovereenkomst - Goedkeuring

Het project "Gemeente zonder gemeentehuis" kadert in het relanceplan Vlaamse Veerkracht; een ambitieus investeringsplan van de Vlaamse Regering om het economisch en maatschappelijk weefsel te herstellen na de zware impact van COVID-19. Het relanceplan is onderverdeeld in 7 speerpunten, 35 clusters en 180 projecten. Digitale transformatie is één van de zeven prioriteiten in het Vlaamse relanceplan.

Om digitale transformatie bij lokale besturen te versnellen, richt de Vlaamse Regering de subsidieoproepen ‘Gemeente zonder Gemeentehuis’ in. Een projectsubsidie Gemeente zonder Gemeentehuis houdt in dat 80% van de totale kosten voor digitale transformatie gesubsidieerd wordt door Vlaamse relancemiddelen.

In het kader van Gemeente zonder Gemeentehuis projectoproep 6 – specifiek gericht op grootschalige transformaties – wordt door lokaal bestuur Aalter het projectvoorstel ‘Slimme raadpleegomgeving in de broekzak van de burger’ uitgewerkt.

De centrale doelstellingen van het project zijn:

1. Het verkleinen van de afstand tussen de burgers en beleidsmakers;
2. Het bereiken van een betere betrokkenheid van burgers bij besluitvorming;
3. Het realiseren van een betere toegankelijkheid van de raadpleegomgeving;
4. Het behalen van een hogere klantvriendelijkheid van de raadpleegomgeving;
5. Het opzetten van een app-first strategie als beste en meest inclusieve manier om de burger te bereiken.

De huidige raadpleegomgeving is een solide omgeving, maar berust op een goed geïnformeerde gebruiker die het jargon en reilen en zeilen van lokale besturen kent om zoekacties tot een goed einde te brengen. Het is geen omgeving waar een ‘doorsnee’ inwoner gemakkelijk inzicht krijgt in het werk van de lokale beleidsmakers.

Een toegankelijke en gebruiksvriendelijke raadpleegomgeving met lokale besluiten en reglementen vertrekt vanuit de noden van de inwoner. Voorbeelden van beleidsmatige informatienoden van de burger zijn:

• “Welke besluiten neemt mijn lokaal bestuur op vlak van sport?”
• “Ik wil alle beslissingen van deze legislatuur aangaande afvalbelasting raadplegen.”
• “Ik wil snel kunnen terugvinden of de lokale politie drones mag inzetten.”
• “Ik wil op een kaart kunnen zien welke omgevingsvergunningen afgeleverd werden.”
• “Ik wil in 1 oogopslag kunnen zien welke besluiten een impact hebben op mijn straat.”
• “Ik wil vanuit een wijzigingsbesluit toegang hebben tot het gecoördineerde reglement.”

Wanneer die vragen met een toegankelijke en gebruiksvriendelijke tool beantwoord kunnen worden, zal de burger dichter bij de lokale besluitvorming staan. Vanuit het lokaal bestuur wordt dan ook meerwaarde voor de burger gecreëerd wanneer de raadpleegomgeving de volgende functionaliteiten biedt:

1. Het filteren van besluiten op thema en adres;
2. Het doorzoeken van besluiten met alledaagse zoektermen en artificiële intelligentie;
3. Het raadplegen van laatste versies van reglementen.

Die functionaliteiten zullen van de raadpleegomgeving een slimme raadpleegomgeving maken. Ook in een hoedanigheid als ondernemer of vrijwilliger zijn die functionaliteiten bijzonder interessant voor de burger.

Deze functionaliteiten worden aangeboden in een uitbreiding op de bestaande webgebaseerde raadpleegomgeving. De nieuwe functionaliteiten zullen hun volledige potentieel bereiken wanneer ze in een mobiele applicatie aangeboden kunnen worden aan de burger. Het is dan ook de bedoeling om een van de eerste add-ons te bouwen voor de lokale variant van de Mijn Burgerprofiel-app. Vlaanderen zal immers over geringe tijd een gemeente- of stadsapp aanbieden aan lokale besturen. Hiervoor kunnen dienstenleveranciers bijkomende app-modules ontwikkelen.

Opdat de burger uiteindelijk een overzicht van besluiten en reglementen op maat kan verkrijgen, is er een ontwikkelingstraject uitgetekend. Dat traject focust zich niet enkel op de frontend functionaliteiten voor de burger, maar voorziet ook de nodige ontwikkelingen achterliggend in de backend. Zo zal het notuleringspakket eNotulen (Cipal Schaubroeck) of Notula (Green Valley) uitgebreid worden op vlak van annoteren en gelinkt notuleren. Ook de raadpleegomgeving van eNotulen of Notula wordt uitgebreid met extra publicatie- en zoekfunctionaliteiten.

Dat gebeurt binnen een samenwerking met de teams LBLOD en OSLO van Agentschap Binnenlands Bestuur (ABB) om te verzekeren dat de ontwikkelingen gebeuren in overeenstemming met de visie van de Vlaamse overheid op gelinkt notuleren en open data. Het ontwikkelingstraject voorziet daarom ook de nodige ruimte voor lokale besturen, Vlaanderen en dienstenleveranciers om dit project te realiseren in overeenstemming met de ambities voor een open LBLOD-ecosysteem. 

Door samen een GzG-projectvoorstel in te dienen, wordt er tegemoetgekomen aan de voorwaarden van samenwerking en kennisdeling tussen lokale besturen. Door de samenwerking kunnen kosten gespreid worden, personeelstaken en -inzet verdeeld worden en risico’s verkleind worden. Hoe meer besturen het project indienen, hoe groter de voordelen. Lokaal bestuur Aalter treedt op als penhouder van het project.

Cipal Schaubroeck en Green Valley ondersteunen de lokale besturen bij de uitwerking van het projectvoorstel. 

Er werd een samenwerkingsovereenkomst opgesteld tussen de gemeente Aalter en de stad Halle:

De samenwerkingsovereenkomst houdt volgende engagementen in :

- samenwerken bij het uitvoeren van het project ‘Slimme raadpleegomgeving in de broekzak van de burger’, dat beschreven staat in het aanvraagformulier voor de indiening oproep 6 in het kader van Gemeente zonder Gemeentehuis.

- samenwerken met de in het totaal 14 lokale besturen voor het project ‘Slimme raadpleegomgeving in de broekzak van de burger’ die hierna opgesomd worden: Aalst,Aalter, As, Beringen, Berlaar, Bocholt, Gent, Haacht, Halle, Lommel, Nijlen, Opwijk, Sint-

Truiden, Zemst.

- de overeenkomst in werking treedt bij de indiening van het project op 09 september 2022 en loopt tot en met 09 september 2025.

- één van de initiatiefnemers uit het samenwerkingsverband, met name gemeente Aalter, Europalaan 22, 9880 Aalter, wordt gemachtigd om als penhouder op te treden voor het project ‘Slimme raadpleegomgeving in de broekzak van de burger’.

- de penhouder wordt gemachtigd om met elk partnerbestuur afzonderlijk een samenwerkingsovereenkomst af te sluiten.

- volgende (financiële) bijdrage(n) of prestatie(s) worden geleverd het project:    

Gemeente Aalter: personeelsinzet

Stad Halle: (enkel) personeelsinzet.

- het project  wordt begroot op op 1.052.032,44 euro incl. btw en er sprake is van een ‘private’ inbreng van minstens 20% door de samenwerkende initiatiefnemers in de vorm van personeelsinzet.

- de initiatiefnemers in het samenwerkingsverband bepalen hun ‘private’ inbreng van minstens 20% onderling bepalen, nl.:

Gemeente Aalter: Personeelsinzet: 27.308,58 euro + 15% overhead

Stad Halle:  Personeelsinzet: 14.629,78 euro + 15% overhead.

- intensief  samenwerken in een open, duidelijke communicatiestructuur en het project onderling te goeder trouw uitvoeren

- het samenwerkingsverband voert een boekhouding die toelaat de projectkosten eenduidig te identificeren.

- de samenwerkingsovereenkomst ontbonden kan worden indien de gemeenteraad van de volgende lokale besturen de overeenkomst niet bekrachtigt: Aalst, Aalter, As, Beringen, Berlaar, Bocholt, Gent, Haacht, Halle, Lommel, Nijlen, Opwijk, Sint-Truiden, Zemst

Decreet lokaal bestuur.

Beslissing college van burgemeester en schepenen van 26 augustus en 2 september 2022.