Op 26 februari 2019 keurden de gemeente- en OCMW-raad het reglement klachtenbehandeling goed. Op 25 juni 2019 keurden de gemeente en OCMW-raad de organisatie van een tweedelijnsklachtenbehandeling via een samenwerking met de Vlaamse ombudsdienst goed, dit voor een periode van 3 jaar. Er wordt voorgesteld de samenwerking met de Vlaamse ombudsman te verlengen.
De samenwerking met de Vlaamse ombudsman is niet langer gratis. Er wordt een jaarlijkse vergoeding gevraagd van 0.05 euro per inwoner.
Artikel 303 van het decreet over het lokaal bestuur bepaalt dat de gemeente een ombudsdienst kan oprichten via een overeenkomst met de Vlaamse ombudsdienst.
De principes voor samenwerking (eerste en tweedelijnsklachtenbehandeling) opgenomen in de overeenkomst zijn de volgende:
Het lokaal bestuur beschikt reeds over een systeem van interne eerstelijnsklachtenbehandeling. Met huidige overeenkomst wordt een systeem van externe tweedelijnsklachtenbehandeling opgericht, onder de vorm van een ombudsdienst.
Deze ombudsdienst vormt het sluitstuk van de informatiefunctie en de interne klachtenbehandeling.
In concreto betekent dit dat alle klachten eerst geregistreerd en behandeld worden door de interne klachtenbehandeling en doorgestuurd naar de bevoegde dienst voor behandeling, ook als deze rechtstreeks bij de Vlaamse Ombudsdienst zouden terecht gekomen zijn.
Pas als de verzoeker geen genoegen neemt met het antwoord dat door het lokaal bestuur wordt doorgestuurd of het antwoord niet voldoet (toepassing van wetgeving, procedures, …) gaat de klacht over naar de Vlaamse Ombudsdienst.
De Vlaamse Ombudsdienst beslist dan in alle neutraliteit en onafhankelijkheid van het lokaal bestuur een nieuw onderzoek te openen.
Dit alles veronderstelt een intensieve samenwerking tussen het lokaal bestuur en de Vlaamse Ombudsdienst.De tussenkomst van de Vlaamse ombudsdienst is gratis voor de Halse inwoner.
De overeenkomst wordt afgesloten voor een periode van drie jaar. Aan de stad wordt een jaarlijkse vergoeding gevraagd van 0.05 euro per inwoner.
Decreet lokaal bestuur.
Beslissing college van burgemeester en schepenen van 24 juni 2022.
De samenwerkingsovereenkomst tussen de stad Halle en de Vlaamse Ombudsdienst wordt goedgekeurd.