Bij het begin van de legislatuur heeft het bestuur het voornemen opgevat om voor bestaande samenwerkingen voor evenementen samenwerkingsovereenkomsten op te maken en dit voor de periode 2021-2025. Zo ook voor de Sint-Veroonmars, een processie ter ere van de patroonheilige Sint-Veroon die bestaat uit "militairen" in uniform met attributen die het zilveren schrijn begeleiden. Ze vindt in Lembeek al meer dan 700 jaar plaats en gaat door op paasmaandag en de dinsdag na Pasen.
In de samenwerkingsovereenkomst met koepelorganisatie Sint-Veroon voor de organisatie van de Sint-Veroonsmars 2021-2025 wordt de ondersteuning van de stad concreet benoemd.
Belangrijke aspecten van de kermis worden al geregeld in de concessies voor de foor en de organisatie van randanimatie en plaatsing van eet- en drankstandjes.
In zitting van 8 september 2020 werd deze samenwerkingsovereenkomst goedgekeurd door de gemeenteraad.
De koepel wenst deze samenwerkingsovereenkomst aan te passen en te laten wijzigen.
De koepel diende een voorstel tot wijziging in en deze werd besproken in de vergadering van maandag 22 november 2021.
Volgende wijzigingen zijn besproken en dienen opgenomen in de nieuwe samenwerkingsovereenkomst onder de volgende punten:
1. Omschrijving evenement:
4. Toestemming voor de organisatie: schrappen van: "Indexclausule: volgens de gezondheidsindex met basisindex april 2022, telkens van rechtswege toepasbaar op de verjaardag van de inwerkingtreding van de overeenkomst. "
6.2. Mobiliteit: De leden van de Koepel zijn van mening dat de verschillende aanvragen bij de naburige gemeenten moet worden aangevraagd door de stad. Tijdens de vergadering werd dit besproken en is men overeengekomen dat " de stad Halle de officiële contacten legt met de andere officiële diensten van Tubize."
De groepen vertrekken vanop verschillende momenten en komen vanuit verschillende kanten. Gemeente Tubize is vragende partij om dit samen te doen lopen. Dit is organisatorisch niet haalbaar volgens de koepel.
Er zal een brief vanuit de stad gestuurd worden naar Tubize met vermelding met de dag dat de mars zal doorgaan op hun grondgebied. De praktische afspraken blijven bij de koepel en dus door de groepen zelf.
Dit praktische deel zal op de coördinatievergadering besproken worden met de leden van de verschillende groepen en afgevaardigden uit Tubize
7. Infrastructuur: bijkomend zal opgenomen worden:
8. Afval: onderstaande tekst is opgenomen in alle samenwerkingsovereenkomsten en toelatingen voor organisatoren.
"In de samenwerkingsovereenkomst met de organisator wordt bepaald dat de door hem aangestelde stielen die eten en drank zullen bedienen en verkopen zich moeten houden aan de geldende regelgeving wat betreft de milieuaspecten die op dat moment van toepassing zijn.
Verbod op wegwerprecipiënten:
Vanaf 1 januari 2020 is het serveren van drank in recipiënten voor eenmalig gebruik bij evenementen verboden, tenzij de eventorganisator een systeem voorziet dat garandeert dat minstens 90% van de eenmalige verpakkingen gescheiden wordt ingezameld voor recyclage. Vanaf 1 januari 2022 is het serveren van drank in recipiënten voor eenmalig gebruik bij evenementen verboden, tenzij de eventorganisator een systeem voorziet dat garandeert dat minstens 95% van de eenmalige verpakkingen gescheiden wordt ingezameld voor recyclage."
De koepel wenst deze clausule te schrappen en heeft hiervoor het volgende argument: " Geen enkel van de groepen verkoopt drank tijdens dit event, overbodig en gevaarlijk om op te nemen. Er wordt wel bewust mee omgegaan.
Daarentegen is er het Vlaams decreet dat stelt dat bij alle evenementen op openbaar domein geen wegwerpmateriaal gebruikt mag worden.
De clausule zal weggelaten worden uit de overeenkomst.
9. Kermis: De VZW Lembeek leeft is verantwoordelijk voor de kermis
12. Subsidie: De parochiale groep Kasdragers zal vervangen worden door de Kasdragers.
Bij de ondertekening worden enkele namen aangepast.
De samenwerkingsovereenkomst moet vooral als juridische basis voor de logistieke ondersteuning dienen en legt in hoofdzaak de gratis logistieke steun en de aanrekening van het energieverbruik vast.
Gratis logistieke kosten:
Werkuren voor logistieke ondersteuning: 328,50u X 25,00€ = 8.212,50€
Uren voor logistieke ondersteuning voor voertuigen 328,50u X 30,00€ = 9.855,00€
Totaal: 18.067,50€
Werkelijke uitgaven:
Kosten huren toiletten 320,00€
Elektriciteit: 564,00€
Affiches: 68,85€
Jenever: 317,58€
Medailles: 1.272,98€
Zaal De Kring: 630,00€
Zaal De Klim op: 140,00€
Brassband Lembeek: 375,00€
Harmonie: 375,00€
Brass Friends Lembeek 375,00€
Rood Kruis: 479,87€
Soldij: 4.720,00€
Totaal: 9.638,28€
Subsidie:
Kasdragers Sint-Veroon: 450,45€
Koninklijke Soldatenclub Congo: 2.387,39€
Koninklijke Carabiniers: 2.387,39€
Koninklijke Etat-Major: 2.387,39€
Koninklijke Cavalerie: 2.387,39€
Totaal subsidie: 10.000,00€
Algemeen Totaal incl. de verrekende werkuren en voertuigen: 37.705,78€
- Decreet lokaal bestuur van 22 december 2017
- Beslissing college van burgemeester en schepenen van 17 december 2021.
De nodige kredieten zijn voorzien in de AMJP. Bestelbonnen op te maken.
De gemeenteraad keurt de aangepaste samenwerkingsovereenkomst tussen de stad Halle en Koepel Sint-Veroonmars voor de organisatie van de Sint-Veroonmars voor 2022-2025 goed.
Deze overeenkomst vervangt de overeenkomst tussen de stad Halle en Koepel Sint-Veroonmars voor de organisatie van de Sint-Veroonmars voor 2021-2025 goedgekeurd door de gemeenteraad van 8 september 2020.