2021_GR_00271 - Vervanging multifunctional printers via raamcontract - Intreding raamcontract + raming - Goedkeuring

De dienst ICT stelt voor om in te tekenen op het raamcontract van VERA en dit voor de vervanging van alle kopieertoestellen van de stad en het OCMW alsook voor de afname van een aantal volumeprinters en het universeel beheersysteem.

De kostprijs voor de huur en het verbruik over een looptijd van 60 maanden of 5 jaar wordt geraamd op:

• Huur: 215.000,00 euro excl. BTW of 260.150,00 incl. BTW (21%)
• Verbruik: 25.000,00 euro excl. BTW of 30.250,00 incl. BTW (21%)
• Totaal geraamd bedrag: 240.000,00 euro excl. BTW of 290.400,00 incl. BTW (21%)

Budget hiervoor is voorzien op volgende registratiesleutel van het budget 2022 en de komende jaren:

• ST-2021-01190-61400070-brsaye00

Het decreet lokaal bestuur van 22 december 2017, en latere wijzigingen.

De wet van 29 juli 1991 betreffende de uitdrukkelijke motiveringsplicht van bestuurshandelingen, en latere wijzigingen.

De wet van 17 juni 2016  betreffende de overheidsopdrachten.

Het koninklijk besluit van 18 april 2017 betreffende plaatsing overheidsopdrachten klassieke sectoren, en latere wijzigingen.

Het koninklijk besluit van 15 april 2018 tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten.

Het bestuursdecreet van 7 december 2018.

Beslissing college van burgemeester en schepenen van 5 november 2021.

Eind februari 2022 verlopen de contracten van de multifunctional kopieertoestellen en het bijhorend universeel beheersysteem.
Als stad kunnen we als lid van VERA, het Vlaams-Brabants steunpunt e-governement, intekenen op hun raamcontract voor de huur van multifunctionele kopieertoestellen, volumeprinters en een universeel beheersysteem.

Gelet op:

• Het besluit van de provincieraad van Vlaams-Brabant van 30 mei 2000 tot oprichting van «VERA als autonoom provinciebedrijf » (hierna: VERA) ;
• Art. 4 en 5 van de beheersovereenkomst van VERA zoals goedgekeurd door de provincieraad van 17 december 2013, waarbij de dienstverlening die VERA ontwikkelt en aanbiedt als doel heeft e-government te helpen realiseren bij lokale besturen, bovenlokaal is en ondersteunend met het oog op de verbetering van de samenwerking tussen de besturen in de provincie Vlaams-Brabant en gericht op het creëren van schaalvoordelen;
• Het bestek met toepassing van de openbare procedure  en met als onderwerp “Raamovereenkomst voor het leveren van multifunctionals, printers en een universeel beheersysteem 2018/003” als een overheidsopdracht voor leveringen zowel Belgisch (BDA: 2018-522157) als Europees (2018/S 148-338066) gepubliceerd werd op 01 augustus 2018.
• VERA in de aankondiging en in het lastenboek opnam  dat APB VERA Steunpunt e-government als aankoopcentrale met aanvullende aankoopactiviteiten handelt. Deze aankoopcentrale fungeert als tussenpersoon door het sluiten van raamovereenkomsten die door de aanbestedende overheden kunnen worden gebruikt (artikel 47, §1, alinea 2 van de wet overheidsopdrachten). De deelnemende instantie dient zelf nog een overeenkomst te sluiten met de gekozen leverancier.

De opdracht betreft een raamovereenkomst voor huur en onderhoud van multifunctionals, printers, large format printers, document scanners en een universeel beheersysteem voor een periode van 5 jaar.

Het betreft een overeenkomst tegen prijslijst die samengesteld is op basis van eenheidsprijzen. De overeenkomst omvat tevens het onderhoud en de verbruiksproducten (toners, drums, inkt… exclusief papier).

Een werkgroep van afgevaardigden van de lokale besturen bepaalde mee de inhoud en voorwaarden van het bestek en heeft ook de analyse en evaluatie van offertes en de gunning begeleid.

Volgende instanties kunnen afnemen van deze raamovereenkomst zonder dat er een afnameplicht bestaat :

• Lokale overheden (gemeentebesturen, OCMW’s, gemeentescholen, hulpverleningszones, politiezones, culturele centra, gemeenschapscentra, bibliotheken, autonome gemeentebedrijven, intercommunales, interlokale verenigingen, VZW’s,… niet limitatieve lijst) in de provincie Vlaams-Brabant die toegetreden zijn tot een door VERA opgericht samenwerkingsverband, hierna verder genaamd virtuele centrumstad of samenwerking. Dit geldt zowel voor de bestaande virtuele centrumsteden (Noord, STAD, Hageland, Luchthaven, Groene Rand, Brabantse Kouters, Lambiek, ADD-ICT) en samenwerkingen (Politie OOST, Politie WEST en Regionale landschappen Vlaams-Brabant) als voor de nog op te richten virtuele centrumsteden of samenwerkingen.
• Leden en toekomstige leden van de interlokale vereniging IT-punt. Meer info kan je vinden op: https://www.it-punt.be/it-punt-in-het-kort 
• VERA (Autonoom provinciebedrijf)

De leveringsadressen zijn zowel de hoofdlocatie als de bijlocaties van deze deelnemende instanties.

Deze overheidsopdracht beoogt het sluiten van een raamovereenkomst met één deelnemer per perceel. 

Conform de bepalingen van het bestek werden de volgende percelen toegewezen aan:

• Perceel 1: Multifunctionals en printers:
   Canon Belgium NV, Berkenlaan 3, 1831 Diegem
• Perceel 2: Universeel beheersysteem: 
   Canon Belgium NV, Berkenlaan 3, 1831 Diegem

Overwegende:

• VERA heeft als autonoom provinciebedrijf een overheidsstatuut, vastgesteld bij de provinciewet (art. 114 quinquies) en het provinciedecreet (art. 225-237), waaruit volgt dat de activiteiten van VERA kaderen in een opdracht van openbaar belang en VERA onderworpen is aan de wet op de overheidsopdrachten;
• De overheidsopdracht “Raamovereenkomst voor het leveren van multifunctionals, printers en een universeel beheersysteem 2018/003” werd uitgeschreven namens andere besturen, zoals vermeld in de Belgische en Europese publicatie; 
• Het voorwerp van deze overheidsopdracht is een overeenkomst tegen prijslijst die samengesteld is op basis van eenheidsprijzen. De overeenkomst omvat tevens het onderhoud en de verbruiksproducten (toners, drums, inkt… exclusief papier);
• VERA heeft samen met een vertegenwoordiging van 6 afgevaardigden van de lokale besturen de analyse gemaakt en de leveranciers geselecteerd die de interessantste aanbieding MFC materiaal heeft tegen de beste prijs, kwaliteit en service, op alle hierbij betrokken gebieden. 
• Het bestek en de evaluaties gebeurde onder toezicht en met medewerking van een werkgroep van 5 openbare besturen en VERA. Deze werkgroep kwam tot stand na een projectselectie.
• De overeenkomst wordt afgesloten voor een periode van 60 maanden met ingang op 14 november 2018 vermeld in de schriftelijke toewijzingsbrief.