Tijdens de prijsvraagprocedure werd door de leveranciers meegedeeld dat ze, wanneer de periode van de overeenkomst minstens 5 jaar bedraagt, zij een korting op de offerte geven. Daarom is het aangewezen de in het bestek voorziene periode aan te passen naar 5 jaar.
De door de gemeenteraad goedgekeurde raming was gebaseerd op de jaarlijkse kost van de huidige applicatie, vermeerderd met de inschatting van een éénmalige kost. Door het toevoegen van 2 extra modules tov de huidige toepassing, blijkt deze raming te laag, zodat een aangepaste raming van €235.228,47, btw excl, wordt voorgelegd.
Hoewel dit bedrag de limiet van de onderhandelingsprocedure zonder bekendmaking overschrijdt, is het toegestaan van deze procedure gebruik te maken aangezien er slechts 2 leveranciers op de markt bestaan die deze software kunnen aanbieden.
Het Decreet Lokaal Bestuur van 22 december 2017, meer bepaald artikel 56, betreffende de bevoegdheden van het college van burgemeester en schepenen.
De wet van 29 juli 1991 betreffende de uitdrukkelijke motiveringsplicht van bestuurshandelingen, en latere wijzigingen.
Het Bestuursdecreet van 7 december 2018.
Het Decreet Lokaal Bestuur van 22 december 2017, meer bepaald artikelen 326 tot en met 341 betreffende het bestuurlijk toezicht.
De wet van 17 juni 2013 betreffende de motivering, de informatie en de rechtsmiddelen inzake overheidsopdrachten, bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten en concessies, en latere wijzigingen.
De wet van 17 juni 2016 inzake overheidsopdrachten, meer bepaald artikel 42
Het koninklijk besluit van 14 januari 2013 tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten, en latere wijzigingen.
Het koninklijk besluit van 18 april 2017 betreffende plaatsing overheidsopdrachten klassieke sectoren, en latere wijzigingen, meer bepaald artikel 90, 1°.
Beslissing van de gemeenteraad van 22 juni 2021.
Beslissingen van het college van burgemeester en schepenen van 4 juni 2021 en 5 november 2021.
In het kader van de opdracht “Vervanging softwarepakket Ruimte & Wonen” werd een bestek met nr. 2021ICT02 opgesteld door de diensten "Ruimte & Wonen", GIS en ICT.
De uitgave voor deze opdracht wordt geraamd op € 136.363,63 excl. btw of € 164.999,99 incl. 21% btw.
De gemeenteraad verleende in zitting van 22 juni 2021 goedkeuring aan de lastvoorwaarden, de raming en de plaatsingsprocedure van deze opdracht, met name de onderhandelingsprocedure zonder voorafgaande bekendmaking.
Het college besliste in zitting van 4 juni 2021 om volgende ondernemers uit te nodigen om deel te nemen aan de onderhandelingsprocedure:
- CIPAL SCHAUBROECK NV, Bell-Telephonelaan 2D te 2440 Geel;
- CEVI NV, Bisdomplein 3 te 9000 Gent.
De gemeenteraad keurt de aangepaste looptijd van de opdracht "Vervanging softwarepakket Ruimte & Wonen" van 4 jaar naar 5 jaar goed.
De gemeenteraad keurt de aangepaste raming voor een bedrag van € 235.228,47 excl. btw of € 284.626,45 incl. 21% btw, goed.