Sinds 2020 doet vzw den AST voor de boekhouding beroep op een boekhouder, Joost Schets.
Op 31/12/2020 bedroegen de activa van den AST €15.489,19 euro. den AST heeft eind 2020 twee openstaande schulden, enerzijds voor € 817,26 aan Viva Pintura (vormgeving muizenspel) en anderzijds € 210 voor afrekeningen aan derden. Er zijn geen openstaande vorderingen aan den AST.
Dit betekent dat de totale financiële status van vzw den AST eind 2020 €14.461,93 bedraagt.
De samenwerkingsovereenkomst van vzw den AST met de stad Halle voorziet dat er maximaal €10.000 mag overgedragen worden naar een volgend boekjaar. Vzw den AST dient bijgevolg €4.461,93 terug te storten aan de stad.
Aan de gemeenteraad wordt gevraagd om het restsaldo aan te wenden voor de herinrichting van het museum.
In 2020 vonden in den AST, omwille van corona, namelijk beduidend minder publieksactiviteiten plaats dan voorzien en begroot. Dit verklaart mee de financiële status van den AST.
Het resterende budget van €4.461,93 zou vzw den AST graag aanwenden voor de herinrichting van het museum. Volgens de door bestuur en A.V. goedgekeurde werkingslijnen voor het museum voor de komende jaren wordt er op twee domeinen gewerkt: enerzijds wordt het museum als ‘alternatief klaslokaal’ en anderzijds als ‘kindvriendelijk bezoekerscentrum’ vormgegeven. Daarvoor werd in de begroting van vzw den AST voor 2021 een totaalsom 13.000 euro voorzien. Op stadsbudget is hiervoor € 5.000 voorzien. Met een bijkomende € 4.461,93 zouden we ondermeer kunnen inzetten op de creatie van multimediale elementen op de museumzolder (rond Sint-Veroon) en op het plaatsen van schrijnwerk. Dit zou de professionalisering van het museum alsook de educatieve werking van het museum ten goede komen.
Dit voorstel wordt mee ondersteund door het bestuur van vzw den AST, zoals besproken op de bestuursvergadering van 26/04/2021.
Aan de gemeenteraad wordt gevraagd om de rekening 2021 goed te keuren en om akkoord te gaan met de aanwending van het restsaldo van €4.461,93 euro ten behoeve van de herinrichting van het erfgoedloket (ontvangstruimte) en de museumzolder.
- Artikel 245 en verder van het decreet lokaal bestuur.
- Samenwerkingsovereenkomst met de stad Halle zoals goedgekeurd op de gemeenteraad van 27 oktober 2020.
- Beslissing college van burgemeester en schepenen van 7 mei 2021.
Conform de samenwerkingsovereenkomst tussen den AST vzw en de stad Halle dient de rekening van de vzw aan de gemeenteraad te worden voorgelegd.
Wij adviseren om de samenwerkingsovereenkomst te respecteren en meer bepaald artikel 11 en de 4.461,93 euro terug te storten aan de stad.
"Artikel 11. Aanwending middelen en overdrachten
Alle ontvangsten van de vzw moeten gebruikt worden voor het dekken van de kosten ter verwezenlijking van haar doel. Een eventueel overschot op het einde van het boekjaar mag overgedragen worden naar het volgende dienstjaar en/of aangewend worden voor het vormen van een kasgeldfonds dat maximaal 10.000 euro bedraagt. Voor uitzonderlijke acquisities die het begrote vzw-budget overstijgen, kan mits motivatie eventueel stadsbudget vrijgemaakt worden."
Het lijkt ons dat voor de herinrichting van het museum de kredieten van de stad dienen aangewend te worden zoals bepaald in de overeenkomst.
De bestuursvergadering van vzw den AST keurde op 26/4/2021 de rekening van vzw den AST goed.
De rekening 2020 van vzw den AST wordt goedgekeurd.
De gemeenteraad gaat akkoord om het restsaldo van €4.461,93 aan te wenden voor de herinrichting van het museum, waardoor vzw den AST voor 2020 niets dient terug te storten aan de stad.