In de periode 01 januari 2021 – 20 juli 2021 werden reeds 21.249 dossiers GAS4 (stilstaan en parkeren en overtredingen C3 en F103) verwerkt. Het aantal GAS dossiers overlast situeert zich rond de 100 dossiers. Gelet op de evolutie naar meer handhaving en bijkomende ANPR camera’s, zal het aantal dossiers nog stijgen. Een degelijk handhavingsplatform is noodzakelijk om dergelijke aantallen efficiënt te kunnen verwerken. Het C-Smart raamcontract biedt pasklare oplossingen om de ontwikkeling tot een slimme gemeente / stad te ondersteunen, waaronder een handhavingsplatform en een module voor het beheer van doorgangsvergunningen.
Module GAS - Handhavingsplatform
Via het handhavingsplatform kunnen GAS en GAS4 dossiers alsook andere types handhaving (vb. handhaven blauwe zone, betalend parkeren, mindervalidekaarten,…) op doeltreffende wijze verwerkt worden. De vaststellingen kunnen digitaal ingevoerd worden door de vaststellend ambtenaar. De sanctionerend ambtenaar handelt de dossiers vervolgens af via hetzelfde platform. Via het dashboard kan de administratieve en financiële flow opgevolgd worden. Koppelingen met de relevante databanken (o.a. Dienst Inschrijving Voertuigen, Rijksregister, …), met ANPR camera’s alsook met boekhoudsoftware is voorzien.
Om de (externe) briefwisseling vlot te laten verlopen wordt gewerkt met Speos, een dienst van Bpost. De briefwisseling wordt via het handhavingsplatform digitaal doorgestuurd naar Speos waar het wordt afgedrukt en verstuurd. Op die manier wordt er bij de stadsdiensten heel wat administratie uitgespaard.
Daarnaast kunnen ook handcomputers gekoppeld worden zodanig dat de vaststellers van op het terrein reeds vaststellingen kunnen ingeven waardoor handhaving heel vlot kan verlopen. De stad beschikt momenteel reeds over twee handcomputers van InTouch die, mits een update, hiervoor kunnen ingezet worden.
Het handhavingsplatform wordt aangeboden in een Software as a Service formule (SaaS) en bedraagt jaarlijks 24.404,41 euro (excl. BTW). Voor de installatie en de configuratie wordt eenmalig 5.975,66 euro (excl. BTW) aangerekend. Naast de jaarlijkse bijdrage is per aangemaakte vaststelling een verwerkingsvergoeding verschuldigd van 1,10 euro. Per schijf van 25.000 dossiers wordt de vergoeding verlaagd. De kosten verbonden aan Speos zijn afhankelijk van type zending (al dan niet aangetekend, nationaal / internationaal, prior / non prior). Cfr. de GAS wetgeving dient de sanctionerend ambtenaar de opstart van het dossier en de uiteindelijke beslissing aan de overtreder te bezorgen d.m.v. een aangetekende zending. Voor een aangetekende zending wordt 7,69 euro gerekend (frankeerkost 6,96 euro + 0,73 operationele verwerkingskost).
Module doorgangsvergunningen
Het is tevens mogelijk om een bijkomende module ‘doorgangsvergunningen’ aan te kopen en te koppelen met het handhavingsplatform. Via dit gebruiksvriendelijk (digitaal) burgerloket worden de doorgangsvergunningen aangevraagd en beheerd. De burger wordt doorheen een online formulier geloodst met het oog op de aanvraag, betaling (indien nodig) en verlenging van de doorgangsvergunning. Gelet op de vraag om bijkomende ANPR camera’s te plaatsen i.f.v. de aanpak van sluipverkeer (vb. Nieuwstraat en Kasteelstraat), is deze module bijzonder interessant gezien het beheer van de white list sterk vereenvoudigd wordt.
De module doorgangsvergunningen wordt eveneens aangeboden in een Software as a Service formule (SaaS) en bedraagt jaarlijks 15.186,94 euro (excl. BTW).
Het decreet lokaal bestuur van 22 december 2017, en latere wijzigingen.
De wet van 29 juli 1991 betreffende de uitdrukkelijke motiveringsplicht van bestuurshandelingen, en latere wijzigingen.
De wet van 17 juni 2016 betreffende de overheidsopdrachten.
Het koninklijk besluit van 18 april 2017 betreffende plaatsing overheidsopdrachten klassieke sectoren, en latere wijzigingen.
Het koninklijk besluit van 14 januari 2013 tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten.
Het bestuursdecreet van 7 december 2018.
Beslissing college van burgemeester en schepenen van 4 juni 2021.
In zitting van 6 november 2020 werd de opstart van het project ‘interne sanctionerend ambtenaar’ goedgekeurd. D.w.z. dat zowel het vaststellen van de overtreding als het opleggen van de sanctie of maatregel door de stad zal afgehandeld worden. Om de opvolging en het beheer van deze dossiers efficiënt te laten verlopen, is specifieke software (= handhavingsplatform) nodig. Het raamcontract C-smart biedt dergelijk platform aan.
De nodige kredieten zijn voorzien op registratiesleutel ST-61400090-01190 en ST-24100000-01190. Mogelijks zijn er extra kredieten te voorzien bij AMJP op vernoemde registratiesleutels.
De dienst ICT is voorstander van softwareoplossingen in de cloud. Bij dit dossier gaat het effectief over een SaaS-oplossing (Software as a Service), wat we toejuichen.
Voordeel hiervan is dat je altijd met de meest recente versie van de software werkt, en dat de leverancier sneller kan ingrijpen in geval van problemen, wat een grotere continuïteit oplevert.
De applicatie lijkt intuïtief in gebruik, zowel het ‘burgergedeelte’, alsook de back-office.
Voor het aanmelden door de burger wordt gebruik gemaakt van de eenduidige en recente authenticatiemethode ‘Itsme’ alsook ‘aanmelden via Eid’, wat een veilige en makkelijke manier is om je uniek te identificeren.
Langs kant Back-office wordt door de dienst ICT de voorkeur geopperd om aan te melden via Azure AD, waardoor je met je bedrijfsgebruikersnaam (in formaat voornaam.achternaam@halle.be) en je werkpaswoord gewoon kan aanmelden in de applicatie. Dit beperkt het aantal te onthouden / te onderhouden wachtwoorden, wat weeral voordelig is naar beveiliging.
Er wordt wel aangeraden om een supportcontract mee af te sluiten, voor het geval er problemen zijn, zodat hun helpdesk ons (back-office) en de burger kan bijstaan in het proces.
Conclusie: Dit dossier wordt gunstig geadviseerd door de dienst ICT.
Voor langlopende contracten wordt in de regel een duur van 4 jaar genomen om de raming van de opdracht te berekenen.
Het bedrag voor 4 jaar ligt hoger dan 100.000 euro excl BTW, dus de offerte van S-Smart dient te worden voorgelegd aan de GR.
Offerte Handhavingsplatform: Positief. De kost die aangerekend wordt voor de integratie van het ANPR toestel is op basis van het cameraTYPE hetgeen betekent dat we slechts eenmaal deze kost zullen moeten maken als we voortaan met camera’s van het raamcontract werken. Indien de camera op de Arkenvest op het handhavingsplatform toegevoegd zou moeten worden zal hiervoor een aparte integratiekost gerekend worden, het lijkt mij dus best om van zodra dat dit moet gebeuren we de camera op de Arkenvest vervangen door een camera uit het raamcontract.
Daarnaast werd het platform uitermate goed voorgesteld door Intouch en bieden zij een toepassing die zeer gebruiksvriendelijk en efficiënt lijkt en dus een enorme meerwaarde bied tegenover de huidige TowerEye/Cevi toepassing.
Offerte Doorgangsvergunningen: Positief. Gezien een grote werklast bij de handhaving via ANPR het toekennen en controleren van doorgangsvergunningen betreft is het wenselijk om hiervoor een geautomatiseerd systeem te voorzien. Het systeem dat Intouch levert legt de verantwoordelijkheid van het aanvragen en beheren van de toegangsvergunningen bij de burger zelf. Dit heeft als voordeel dat het een zeer schaalbaar systeem is naar de toekomst wanneer er meerdere ANPR camera’s actief zullen zijn. Daarnaast zorgt het geautomatiseerd systeem ook voor een neutrale behandelende partijen verminderd het administratieve fouten hetgeen een positief element is bij eventuele verweren.
De gemeenteraad gaat akkoord met de aankoop van het handhavingsplatform via raamcontract C-Smart (CSMRTIOH20) en de aankoop van de module doorgangsvergunningen via raamcontract C-Smart (CSMRTIOH20) en keurt de lastenvoorwaarden goed.