2021_GR_00103 - Vervanging serverpark - Disaster Recovery - Aankoop via raamcontract provincie Vlaams-Brabant - Goedkeuring

In 2016 werd ons huidige serverpark vernieuwd. Na 5 jaar komen de toen aangekochte servers op het punt dat ze end-of-support zijn bij de leveranciers.  
Naast voornoemde belangrijke factor, dringen nieuwe technologiën, verhoogde beveiligingsrisico's en de intussen gewijzigde organisatiestructuur op tot een vernieuwing van het huidige serverpark.

Los van het feit dat we intussen de verhuisbeweging richting de cloud hebben ingezet, blijft het onmogelijk voor ons bestuur om totaal geen lokale infrastructuur te blijven behouden. Daarvoor is het opportuun om te investeren in hardware die volgens de huidige standaard functioneert.  De huidige infrastructuur heeft zijn jaren dienst bewezen, en het spreekt voor zich dat de technologische vooruitgang onze huidige infrastructuur op sommige punten heeft ingehaald en zelf voorbijgestoken.  Om naar een beter beveiligde omgeving te kunnen gaan, wordt de insteek om naar een disaster-free omgeving te evolueren overwogen.  Dit houdt in dat je niet al je kritische data op 1 fysieke locatie houdt, zoals dit in het verleden wel het geval was (met uitzondering van de gemaakte backups).  
In een wereld waar niet enkel fysieke bedreigingen voor je IT-infrastructuur heersen, maar vooral de virtuele bedreigingen de grote gevaren vormen (phishing, malware, crypto-virussen,...) is het belangrijk om een bijkomende oplossing uit te bouwen, en deze dan ook liefst op een andere fysieke locatie onder te brengen.

Het mooiste zou ook nog zijn dat deze makkelijk beheersbaar is, en dat deze een vlotte replicatie van de data met zich meeneemt. 

Met het oog op al deze bovenvermelde punten, werd gezocht naar een simpel, doch degelijk systeem, dat rekening houdt met de noden en scope van de huidige en toekomstige IT-infrastructuur van de stad.  Er werd rondvraag gedaan bij leveranciers, en het gros van deze kwam met een voorstel qua infrastructuur die in grote lijnen overeenkomt met onze huidige opzet.  Er sprong echter 1 systeem bovenuit, dat zowel naar mogelijkheden, beveiliging, beheersbaarheid en prijs de anderen in de schaduw plaatste. 

Dat systeem is een combinatie van zowel rekenkracht, opslagcapaciteit, en beveiliging en speelt daarenboven zijn eigen backupsysteem.  Het HPE Simplivity systeem, hoe dit genoemd wordt, wordt op 2 fysieke locaties geplaatst (uitbreiding is achteraf nog mogelijk) en deze 2 nodes communiceren constant met elkaar, zodat bij uitval van 1 van de nodes, de andere naadloos de draad oppikt, en er bijgevolg voor de eindgebruiker geen impact is.  Deze merkt nauwelijks dat er mogelijks iets mis aan het lopen is.  

Een belangrijke factor hierin is ook dat de systemen uitgerust zijn met een eigen beveiligingscheck die intensief controleert of de node niet geïmpacteerd is door een kwaadaardig stuk software, zoals cryptolockers.  Wanneer dit toch zou gedetecteerd worden, zet deze node zichzelf in een lockdown-modus zodat de andere node niet geimpacteerd kan worden.

Zoals eerder gesteld, is dit een 'all-in-one'-systeem, wat de complexiteit naar beheer een stuk makkelijker maakt.  Netwerkgewijs heb je ook veel minder randapparatuur nodig die het kostenplaatje langs die kant ook weer reduceren.  De glasvezelkabel die enkele jaren terug door de stad werd aangelegd tussen het stadhuis en het sociaal huis, kan hiervoor perfect gebruikt worden, en deze garandeert bijkomend nog een snelle datatransmissie, zodat de systemen constant up-to-date blijven.

Naast deze servers die de courante werking behelzen, wordt er ook geopteerd om een nieuwe backupserver met tapebibliotheek van de nieuwste generatie aan te schaffen.  Dit zorgt ervoor dat onze data apart op een tape kan bewaard blijven, en dat deze off-site backup altijd terug operationeel gezet kan worden, in geval we toch met grote problemen geconfronteerd worden, waarin de serverinstallatie helemaal geïmpacteerd zou zijn. 

Via het raamcontract van de Provincie Vlaamse Brabant, ontvingen we de offerte voor deze hele configuratie. 

Deze offerte bevat de prijzen voor zowel
- de hardware (servers - 2 nodes)
- de software om alles te beheren
- de backupserver
- de tapebibliotheek en de daar bij horende software om het backupbeheer mogelijk te maken.
- de installatie- en configuratiekosten
- een 5-jaar durend onderhoudscontract op de vervanging van de fysieke componenten
Het totale bedrag van deze offerte bedraagt €186.028,09 excl. BTW ofte €225.093,99 incl. BTW

De dienst ICT stelt bijgevolg voor om de aankoop van 2 Simplivity nodes, inclusief datastorage, een backupserver, een tapebibliotheek en de bijhorende beheersoftware, alsook de installatie-en configuratiekosten, en hun bijhorende onderhoudscontracten over een duurtijd van 5 jaar te gunnen – overeenkomstig de voorwaarden van het raamcontract van de provincie Vlaams Brabant – aan de firma Simac NV,  Arthur De Coninckstraat 5, B - 3070 Kortenberg voor een bedrag van €186.028,09 excl. BTW ofwel € 225.093,99 incl. BTW.

Het decreet lokaal bestuur van 22 december 2017, en latere wijzigingen.

De wet van 29 juli 1991 betreffende de uitdrukkelijke motiveringsplicht van bestuurshandelingen, en latere wijzigingen.

De wet van 17 juni 2016  betreffende de overheidsopdrachten.

Het koninklijk besluit van 18 april 2017 betreffende plaatsing overheidsopdrachten klassieke sectoren, en latere wijzigingen.

Het koninklijk besluit van 14 juni 2013 tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten.

De wet van 17 juni 2013 betreffende de motivering, de informatie en de rechtsmiddelen inzake overheidsopdrachten, bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten en concessies, en latere wijzigingen.

De collegebeslissing van 23 februari 2021 betreffende de intentieverklaring om in te stappen in het raamcontract van de provincie Vlaams-Brabant.

De collegebeslissing van 9 april 2021.