Vergaderingen van de gemeenteraad en de OCMW-raad
Het uitgangspunt van het agentschap Binnenlands Bestuur is dat de vergaderingen van de gemeenteraad en de OCMW-raad vanaf 1 september in principe opnieuw fysiek plaatsvinden. De maatregelen inzake social distancing dienen ten allen tijden nageleefd te worden en de fysieke vergadering moet toegankelijk zijn voor pers en publiek. Indien deze voorschriften niet kunnen nageleefd worden, moet onderzocht worden of de vergaderingen van de raad op een andere locatie kunnen doorgaan. Indien er geen of slechts een beperkt publiek aanwezig kan zijn, dienen de vergaderingen gelivestreamed te worden.
De organisatie van een 'fysieke' zitting van de raad in coronatijd is niet eenvoudig. Als we de raadzaal in het stadhuis zo inrichten dat de nodige social distance van anderhalve meter tussen de raadsleden wordt gerespecteerd, heeft dit gevolgen voor de aanwezigheid van pers en publiek. De vergadering organiseren in de grote(re) zaal van het cultureel centrum 't Vondel, is geen optie gezien er op dit ogenblik werken aan de gang zijn waardoor de zaal niet toegankelijk is. Uitwijken naar een andere locatie op het grondgebied van de stad voor de organisatie van de zitting is evenmin aangewezen om logistieke reden (aanwezigheid wifi, aparte microfoons, materiaal voor beeld en geluidsopnames).
We stellen dus voor om de vergadering van de raden vanaf 1 september opnieuw in de raadzaal van het stadhuis te laten doorgaan. Om de regels inzake social distancing tussen de raadsleden te kunnen naleven, wordt de opstelling van de raadzaal gewijzigd zoals op het plan in bijlage bij deze beslissing (indicatieve voorstelling). Een beperkt aantal raadsleden van de meerderheid dienen op de eerste rij van de tribune plaats te nemen. Deze gewijzigde opstelling garandeert eveneens de meest kwaliteitsvolle opnames van beeld en geluid.
Door de gewijzigde opstelling van de raadzaal in het stadhuis en het feit dat ook pers en publiek de nodige afstand dienen te bewaren kan slechts een deel van de publiekstribune van de raadzaal gebruikt worden. Er kunnen dus slechts een 25-tal personen bijkomend in de tribune van de raadzaal toegelaten worden. De leden van de pers zullen vooraf gecontacteerd worden in verband met hun aanwezigheid en voor het publiek zal er de mogelijkheid geboden worden om de zitting bij te wonen na voorafgaande inschrijving telefonisch of via de website van de stad. Zoals voorheen wordt er een live stream van de zitting voorzien waardoor het publiek dat de zitting niet in de raadzaal kan bijwonen, de vergadering via deze live stream kan volgen.
Omdat we rekening moeten houden met eventuele raadsleden die de fysieke zitting niet kunnen bijwonen (vb om gezondheidsredenen of omwille van verplichte quarantaine) zal de vergadering zowel fysiek als virtueel gehouden worden. Dit is de zogenaamde hybride vorm van vergaderen zoals ABB voorschrijft. Op die manier kunnen alle raadsleden mee debatteren, beraadslagen en stemmen. De stemming zal digitaal via het besluitvormingssysteem Ides verlopen. De raadsleden die de vergadering van de raad virtueel volgen, zullen eveneens presentiegeld ontvangen.
Gezien de herschikking van de raadzaal en de beperkte oppervlakte, wordt voorlopig geen interpellatiezitting georganiseerd.
Vergaderingen van de algemene overlegcommissies en de commissies dienstverlening en algemeen beleid, samenleving en stadsontwikkeling
De vergaderingen van de algemene overlegcommissies en de commissies dienstverlening en algemeen beleid, samenleving en stadsontwikkeling blijven voorlopig, conform de richtlijnen van ABB virtueel plaatsvinden. Er wordt ook hier een live stream van deze zittingen voorzien.
In tegenstelling tot de normale werking van de commissies is het voorzitterschap van de vergaderingen van deze virtuele commissies om technische en praktische redenen in handen van de voorzitter van de gemeenteraad.
Ook voor deze virtuele vergaderingen zullen de raadsleden/commissieleden presentiegeld krijgen. De voorzitter van de gemeenteraad die alle commissies leidt, ontvangt hiervoor het presentiegeld zoals vastgesteld voor de voorzitters van de raadscommissies.
Er wordt een live stream voorzien tijdens de vergadering.
Deze manier van vergaderen en stemmen voor de raden en commissies garandeert de best mogelijke uitoefening van de democratische rechten en prerogatieven van de raadsleden in de huidige situatie.
Inwerkingtreding
Deze verordening treedt onmiddellijk in werking en loopt voor de duur van de maatregelen die in dit verband door de hogere overheid worden opgeleg.
- het ministerieel besluit van 13 maart 2020 houdende de afkondiging van de federale fase betreffende de coördinatie en het beheer van de crisis coronavirus Covid-19;
- het ministerieel besluit van 30 juni 2020;
- artikel 134 en 135 §2, 5° van de nieuwe gemeentewet
- artikel 63 van het decreet lokaal bestuur
- de richtlijnen van Binnenland Vlaanderen van 25 juni 2020: https://lokaalbestuur.vlaanderen.be/nieuws/covid-19-vergaderingen-lokale-bestuursorganen-overzicht-update-25-juni
Om de verdere verspreiding van het coronavirus tegen te gaan besliste de burgemeester op 4 mei 2020 dat de vergaderingen van de raden en de comissies virtueel zouden plaatsvinden. Intussen zijn de richtlijnen van het Agentschap Binnenlands Bestuur aangepast en dienen de bepalingen van deze verordening te worden aangepast.
Vanaf 1 september 2020 zal de gemeenteraad en de OCMW-raad opnieuw fysiek vergaderen in de raadzaal van het stadhuis onder de volgende voorwaarden:
- de opstelling van de raadzaal wordt aangepast zodat de maatregelen inzake social distancing kunnen nageleefd worden
- de stemming gebeurt digitaal via het elektronisch besluitvormingssysteem Ides
- er wordt een live stream voorzien
- de raadsleden die dit wensen, kunnen de zitting virtueel bijwonen
- er is een beperkte mogelijkheid voor het publiek om de zitting in de raadzaal bij te wonen; hiervoor dient men vooraf in te schrijven telefonisch of via de website van de stad
- de interpellatiezitting voor de gemeenteraad gaat voorlopig niet door en wordt verplaatst naar een latere datum
De vergaderingen van de algemene overlegcommissies en de comissies dienstverlening en algemeen beleid, samenleving en stadsontwikkeling blijven voorlopig virtueel onder de voorwaarden bepaald in de verordening van de burgemeester van 4 mei 2020. Er wordt ook een live stream van deze zittingen voorzien.
Deze verordening zal ter bekrachtiging worden voorgelegd aan de eerstvolgende gemeenteraad.
Deze verordening wordt bekendgemaakt overeenkomstig de geldende wettelijke en decretale bepalingen.
Deze verordening treedt onmiddellijk in werking en blijft van kracht tot wanneer de maatregelen van de hogere overheid hier anders over beslissen
Overeenkomstig artikelen 14 en 19 lid 2 van de gecoördineerde wetten op de Raad van State kan tegen deze beslissing een beroep tot opschorting en nietigverklaring worden ingesteld bij de Raad van State, wegens overtreding van hetzij substantiële, hetzij op straffe van nietigheid voorgeschreven vormen, overschrijding of afwending van macht, binnen 60 dagen vanaf de kennisgeving of bekendmaking. Dit beroep kan worden ingesteld door middel van een aangetekend verzoekschrift dat is ondertekend door de partij of door een advocaat die is ingeschreven op de tabel van de Orde van Advocaten.