In de meerjarenplanning 2020-2025 van de Stad Halle werden 4 transversale engagementen opgenomen die als een rode draad door de beleidsdomeinen ‘Halle leeft’, ‘Halle zorgt’ en ‘Halle werkt’ lopen. Deze engagementen zijn: toegankelijkheid, duurzaamheid, kindvriendelijkheid en innovatie.
Het opzetten van een uitleendienst voor kinderfietsen is hier een mooi voorbeeld van (zie actiepunt B2.4.8. Realiseren van een fietsbibliotheek). Stad Halle wenst dit samen met een partner te realiseren en zal hiertoe een marktbevraging organiseren
Het hoofddoel is het uitlenen en herstellen van tweedehands kinderfietsen. Bijkomend is het doel van een “fietsbibliotheek” om de circulaire economie en het fietsgebruik te promoten alsook ook om kansarme gezinnen de mogelijkheid te bieden hun kinderen te leren fietsen en zo mobiliteitsarmoede tegen te gaan.
Met Woonpunt Zennevallei zal een samenwerkingsovereenkomst worden afgesloten voor de locatie van deze fietsbibliotheek.
Voor de opstart en de uitbating van de fietsbibliotheek wenst de stad een samenwerking aan te gaan met een partner.
Er is een voorwaardenkader voor deze uitbating opgesteld op basis waarvan een marktverkenning kan gebeuren.
Voorwaarden van de samenwerkingsovereenkomst voor de oprichting en de uitbating van een fietsbibliotheek in Halle.
Art.1. voorwerp van de samenwerking.
De samenwerking wordt opgezet voor de oprichting van een fietsbibliotheek in Halle. Dit omvat: uitbating van een uitleendienst voor tweedehands kinderfietsen en herstelling van fietsen.
Artikel 2: Locatie.
De stad stelt volgende locatie ter beschikking: de centrale kelderruimte en de achterste afgesloten berging van het buurthuis Windmoleken, gelegen te Halle, Kopheiweg 145.
De centrale kelderruimte is bedoeld om de klanten van de uitleendienst te ontvangen. De berging wordt gebruikt als fietsenstalling.
Indien de fietsbibliotheek niet langer gebruik kan maken van deze locatie, zal de stad indien mogelijk een andere locatie ter beschikking stellen. De vergoeding voor deze nieuwe locatie kan op dat ogenblik herbekeken worden.
Artikel 3: Uitbating.
De uitbater doet voor de werking een beroep op vrijwilligers en neemt hiervoor geen medewerkers in dienst.
Stad Halle waarborgt een degelijke basisuitrusting van het gebouw.
De uitbater zal de berging op eigen kosten inrichten voor de stalling van de fietsen.
Voor het luik “fietsherstel” kan de uitbater een beroep doen op een derde partij. Hiertoe dient hij een marktbevraging te organiseren bij minstens drie aanbieders.
De uitbater staat in voor:
- Een startpakket van 30 kinderfietsen (in verschillende kindermaten)
- Een koffer voor de fietsbibliotheek met als inhoud minstens: een fietspomp, een herstelkit en administratieve processen van de uitleen/herstelling)
- Opleidings- en feedbackmomenten voor vrijwilligers (vrijwilligersmanagement)
- Ondersteuning en overleg op maat via de betrokken stafmedewerker
- Persmoment tijdens de opening
- Bestickering van elke fiets met een origineel nummer
De uitbater engageert zich om in elke communicatie i.v.m. de fietsbibliotheek de stad Halle te vermelden.
Stad Halle engageert zich om de fietsbibliotheek mede te promoten via de communicatiekanalen van de stad Halle.
Artikel 4. Openingsuren.
Tijdens het eerste jaar zal de fietsbibliotheek minimum 1 halve dag per maand open zijn (in het weekend).
Na evaluatie en in overleg met de uitbater van buurthuis Windmoleken en stad Halle kan beslist worden om het aantal openingsmomenten uit te breiden.
De locatie is occasioneel ook buiten de openingsmomenten van de uitleendienst toegankelijk om fietsherstellingen uit te voeren. De exacte tijdstippen worden in overleg met de uitbater van het buurthuis Windmoleken vastgelegd.
Artikel 5: Duur van de overeenkomst.
De overeenkomst wordt aangegaan van 01.06.2020 tot en met 31.12.2025. Partijen kunnen deze opzeggen per aangetekend schrijven mits naleving van een opzegtermijn van drie maanden.
Stad Halle kan de overeenkomst eenzijdig opzeggen zonder betaling van een vergoeding of het naleven van een opzegtermijn als de uitbater de opgelegde voorwaarden niet naleeft.
Artikel 5: Financiering:
Stad Halle kent een eenmalige toelage toe van 6000 euro voor de opstart van de fietsbibliotheek.
Stad Halle kent een jaarlijkse toelage van 3000 euro toe voor aankoop, ophaal en herstelling van de kinderfietsen. De toelage wordt gestort op rekening van de uitbater na goedkeuring van het ingediende financieel en werkingsverslag. Voor 31 januari van ieder jaar dient de uitbater een financieel en werkingsverslag in bij Stad Halle.
Stad Halle kan een deel van de toelage terugvorderen of inhouden voor het komende jaar als er niet aan de voorwaarden voldaan is.
De uitbater betaalt een maandelijkse vergoeding t.b.v. 195 euro voor de stalling van de fietsen en opbergen van materiaal, alsook een bijdrage van 30 euro per dagdeel voor de uitbating van de ontleendienst en dit vanaf het tweede jaar na opstart van de fietsbibliotheek. Dit bedrag wordt jaarlijks op de verjaardag van de overeenkomst geïndexeerd volgens de gezondheidsindex, waarbij als basisindex de maan juni geldt.
De uitbater betaalt een forfaitair bedrag van 6,68 euro per dag voor het energieverbruik.
De inkomsten die gegenereerd worden door de uitleendienst, worden aangewend voor de uitbating van de fietsbibliotheek, o.a. voor aankoop en herstel van tweedehands kinderfietsen, de praktische organisatie, praktische inkleding van het onthaal, …
De tarieven van de uitbating dienen vooraf ter goedkeuring voorgelegd te worden aan de stad Halle.
Decreet Lokaal Bestuur.
Beslissing college van burgemeester en schepenen van 8 mei 2020.
In dienstjaar 2020 is er 6.000,00 euro voorzien op registratiesleutel ST-64930000-07520-asroeges0-B2.4.8. De volgende jaren van het meerjarenplan is er telkens 3.000,00 euro voorzien.
Het voorwaardenkader voor het uitbaten van een fietsbibliotheek wordt goedgekeurd:
Voorwaarden van de samenwerkingsovereenkomst voor de oprichting en de uitbating van een fietsbibliotheek in Halle.
Art.1. voorwerp van de samenwerking.
De samenwerking wordt opgezet voor de oprichting van een fietsbibliotheek in Halle. Dit omvat: uitbating van een uitleendienst voor tweedehands kinderfietsen en herstelling van fietsen.
Artikel 2: Locatie.
De stad stelt volgende locatie ter beschikking: de centrale kelderruimte en de achterste afgesloten berging van het buurthuis Windmoleken, gelegen te Halle, Kopheiweg 145.
De centrale kelderruimte is bedoeld om de klanten van de uitleendienst te ontvangen. De berging wordt gebruikt als fietsenstalling.
Indien de fietsbibliotheek niet langer gebruik kan maken van deze locatie, zal de stad indien mogelijk een andere locatie ter beschikking stellen. De vergoeding voor deze nieuwe locatie kan op dat ogenblik herbekeken worden.
Artikel 3: Uitbating.
De uitbater doet voor de werking een beroep op vrijwilligers en neemt hiervoor geen medewerkers in dienst.
Stad Halle waarborgt een degelijke basisuitrusting van het gebouw.
De uitbater zal de berging op eigen kosten inrichten voor de stalling van de fietsen.
Voor het luik “fietsherstel” kan de uitbater een beroep doen op een derde partij. Hiertoe dient hij een marktbevraging te organiseren bij minstens drie aanbieders.
De uitbater staat in voor:
- Een start pakket van 30 kinderfietsen (in verschillende kindermaten)
- Een koffer voor de fietsbibliotheek met als inhoud minstens: een fietspomp, een herstelkit en administratieve processen van de uitleen/herstelling)
- Opleidings- en feedbackmomenten voor vrijwilligers (vrijwilligersmanagement)
- Ondersteuning en overleg op maat via de betrokken stafmedewerker
- Persmoment tijdens de opening
- Bestickering van elke fiets met een origineel nummer
De uitbater engageert zich om in elke communicatie i.v.m. de fietsbibliotheek Stad Halle te vermelden.
Stad Halle engageert zich om de fietsbibliotheek mede te promoten via de communicatiekanalen van de stad Halle.
Artikel 4. Openingsuren.
Tijdens het eerste jaar zal de fietsbibliotheek minimum 1 halve dag per maand open zijn (in het weekend).
Na evaluatie en in overleg met de uitbater van buurthuis Windmoleken en de stad Halle kan beslist worden om het aantal openingsmomenten uit te breiden.
De locatie is occasioneel ook buiten de openingsmomenten van de uitleendienst toegankelijk om fietsherstellingen uit te voeren. De exacte tijdstippen worden in overleg met de uitbater van het buurthuis Windmoleken vastgelegd.
Artikel 5: Duur van de overeenkomst.
De overeenkomst wordt aangegaan van 01.06.2020 tot en met 31.12.2025. Partijen kunnen deze opzeggen per aangetekend schrijven mits naleving van een opzegtermijn van drie maanden.
Stad Halle kan de overeenkomst eenzijdig opzeggen zonder betaling van een vergoeding of het naleven van een opzegtermijn als de uitbater de opgelegde voorwaarden niet naleeft.
Artikel 5: Financiering:
Stad Halle kent een eenmalige toelage toe van 6000 euro voor de opstart van de fietsbibliotheek.
Stad Halle kent een jaarlijkse toelage van 3000 euro toe voor aankoop, ophaal en herstelling van de kinderfietsen. De toelage wordt gestort op rekening van de uitbater na goedkeuring van het ingediende financieel en werkingsverslag. Voor 31 januari van ieder jaar dient de uitbater een financieel en werkingsverslag in bij Stad Halle.
Stad Halle kan een deel van de toelage terugvorderen of inhouden voor het komende jaar als er niet aan de voorwaarden voldaan is.
De uitbater betaalt een maandelijkse vergoeding t.b.v. 195 euro voor de stalling van de fietsen en opbergen van materiaal, alsook een bijdrage van 30 euro per dagdeel voor de uitbating van de ontleendienst en dit vanaf het tweede jaar na opstart van de fietsbibliotheek. Dit bedrag wordt jaarlijks op de verjaardag van de overeenkomst geïndexeerd volgens de gezondheidsindex, waarbij als basisindex de maan juni geldt.
De uitbater betaalt een forfaitair bedrag van 6,68 euro per dag voor het energieverbruik.
De inkomsten die gegenereerd worden door de uitleendienst, worden aangewend voor de uitbating van de fietsbibliotheek, o.a. voor aankoop en herstel van tweedehands kinderfietsen, de praktische organisatie, praktische inkleding van het onthaal, …
De tarieven van de uitbating dienen vooraf ter goedkeuring voorgelegd te worden aan de stad Halle.