2019_GR_00233 - Basisinfrastructuur Digitale Bibliotheek - Overeenkomst vzw Cultuurconnect - Stad Halle - Goedkeuring

Tot 1 januari 2018 beheerden de vijf Vlaamse provinciebesturen en de VGC in Brussel een ‘provinciaal’ bibliotheeksysteem waarop de afgelopen jaren een meerderheid van de bibliotheken aangesloten is. Per 1 januari 2018 zijn de vijf provinciebesturen niet meer bevoegd voor een aantal persoonsgebonden bevoegdheden, waaronder de uitbating van de provinciale bibliotheeksystemen. Die taakstelling van de provincies werd overgeheveld naar de Vlaamse Overheid. Gezien de expertise en de sleutelrol van Cultuurconnect, wees de Vlaamse Overheid deze taakstelling toe aan Cultuurconnect die het beheer van de digitale bibliotheekomgevingen van de provinciebesturen overnam en instaat voor de consolidatie en integratie ervan in een gemeenschappelijke basisinfrastructuur digitale bibliotheek.

Cultuurconnect realiseert deze basisinfrastructuur digitale bibliotheek via twee operationele doelstellingen in haar beheersovereenkomst met de Vlaamse overheid: (1) de consolidatie van de provinciale bibliotheeksystemen (PBSen) in een Vlaams Eengemaakt Bibliotheeksysteem (EBS); (2) de consolidatie van de provinciaal beheerde bibliotheekwebsites in een Vlaams Eengemaakt Platform Bibliotheekwebsites.

De basisinfrastructuur digitale bibliotheek omvat:

•  Eengemaakt bibliotheeksysteem (EBS): Het EBS is een logische volgende stap in de ontwikkeling van de digitale bibliotheek. Doel van het EBS is een grondige vernieuwing van de digitale infrastructuur en een doorgedreven verdere schaalvergroting. Dit moet ervoor zorgen dat de gebruikers van de openbare bibliotheken in Vlaanderen en Brussel een betere dienstverlening krijgen, dat er een meer (kosten)efficiënt beheer mogelijk wordt, en dat bibliotheken de kans krijgen om sneller te innoveren en sterker samen te werken. Het nieuwe EBS zal de stabiele, uniforme processen (zoals catalografie, inventarisbeheer, besteladministratie, lenersadministratie, uitlenen, financieel beheer, rapportage en statistieken) van de deelnemende bibliotheken ondersteunen, en daarmee een randvoorwaarde invullen voor verdere innovatie. Het project kende reeds een inrichtingsfase en een succesvolle ‘proof of concept’.
• Open Vlacc: Het EBS is gebaseerd op de titelgegevens van Open Vlacc. Dat is een databank van metadata over de fysieke collecties van de openbare bibliotheken. Open Vlacc ondersteunt de openbare bibliotheken op drie vlakken: (1) catalogiseren van de collecties op Vlaams niveau waardoor tijd vrij komt in de lokale bibliotheken voor andere taken, (2) ondersteunen van collectievorming en -verwerking en (3) presentatie van de collectie aan het publiek: een zoekomgeving waarin de catalogus verrijkt wordt met andere databronnen. Cultuurconnect zal de catalografie-omgeving herdenken in het licht van nieuwe standaarden en de consolidatie van de provinciale bibliotheeksystemen in de basisinfrastructuur digitale bibliotheek.
• Bibliotheekwebsites: De bibliotheekwebsites vormen de frontend van de digitale bibliotheekdiensten voor het publiek en zijn tegelijk ook een instrument voor de promotie van de diensten van de lokale bibliotheek. Hierbij worden alle bibliotheekdiensten en -informatie (online catalogus, self-service omgeving voor online verlengen, reserveren,... nieuwspagina’s, edm.) geïntegreerd in één nieuwe online publieksomgeving. Bibliotheekwebsites zal de collectie en diensten van de deelnemende bibliotheken vlot doorzoekbaar maken en etaleren. Binnen Bibliotheekwebsites vernieuwt, consolideert en integreert Cultuurconnect de huidige websites Bibliotheekportalen (catalogus), Mijn Bibliotheek (self-service omgeving) en de provinciale bibliotheekwebsites. De structurele verbetering en uitbreiding en open architectuur van Bibliotheekwebsites maakt verdere (kosten)efficiënte vernieuwing en integratie van online publieksdiensten mogelijk.
• Basispakket verrijkende content: Het is een grote uitdaging om de fysieke en digitale bibliotheekcollecties de nodige zichtbaarheid te geven op het internet. In aanvulling op de titelgegevens wordt daarom bepaalde verrijkende content (extra inhoudelijke beschrijvingselementen) door Cultuurconnect ingekocht. Typisch gaat het om fragmenten of informatie over werken, auteurs of onderwerpen in de catalogus die bibliotheekgebruikers helpen bij het gidsen en oriënteren doorheen de collectie, zoals covers, samenvattingen, flapteksten, recensies… Cultuurconnect verrijkt de Bibliotheekwebsites van deelnemende bibliotheken met dit basispakket van verrijkende content, dat ingekocht wordt bij verschillende contentpartners.

De overeenkomst strekt ertoe de wederzijdse afspraken over beheer, planning en financiering vast te leggen voor de samenwerking tussen Cultuurconnect en de Stad in het kader van de basisinfrastructuur digitale bibliotheek voor openbare bibliotheken. Met deze overeenkomst wordt een kader gegeven aan: (1) de formalisering van de samenwerking; (2) de structurele uitrol van het project, inclusief de migratie van de huidige projecten; (3) het financieringsmodel, inclusief de recurrente bijdragen.

De Overeenkomst loopt vanaf het moment van ondertekening, of, indien de ondertekening op een later moment plaatsvindt dan de migratie van de bibliotheek naar het eengemaakt bibliotheeksysteem, retro-actief vanaf het moment van de migratie, tot 31/12/2025. Deze overeenkomst vervangt vanaf het moment dat zij ingaat alle mogelijke eerdere mondelinge of schriftelijke afspraken met betrekking tot het Provinciaal Bibliotheeksysteem, Bibliotheekwebsites, Bibliotheekportalen, Mijn Bibliotheek, Open Vlacc en het Basispakket verrijkende content, tenzij anders bepaald. De bepalingen betreffende het Bibliotheeksysteem gaan pas in op het moment van de aansluiting (go-live) op het Eengemaakt Bibliotheeksysteem. Het kostenmodel gaat in vanaf de eerste van de maand volgend op de aansluiting (go-live) op het Eengemaakt Bibliotheeksysteem. Tot dan blijven de huidige tarieven en de huidige overeenkomsten voor de bestaande onderdelen van de basisinfrastructuur digitale bibliotheek gelden.

Algemeen kostenmodel

§ 1. De algemene kosten voor steden en gemeenten die intekenen op de basisinfrastructuur digitale bibliotheek voor openbare bibliotheken is bepaald op 0,24 euro per inwoner van de stad of de gemeente per jaar (inclusief BTW). Hierbij wordt uitgegaan van het actuele inwoneraantal van de stad of de gemeente op 1 januari van het voorgaande kalenderjaar, zoals gepubliceerd in het Belgisch Staatsblad. Deze basisprijs is berekend op basis van startjaar 2018. In geval van instap in elk volgend jaar wordt op deze basisprijs meteen een indexering doorgevoerd overeenkomstig de bepalingen in artikel 22. De instapprijs bestaat dan uit deze geïndexeerde basisprijs.

§ 2. Het kostenmodel gaat in vanaf de eerste van de maand volgend op de aansluiting (go-live) op het Eengemaakt Bibliotheeksysteem. Tot dan blijven de huidige tarieven en de huidige overeenkomsten voor de bestaande onderdelen van de basisinfrastructuur digitale bibliotheek gelden.

§ 3. De in dit tarief ingesloten deelname aan de  basisinfrastructuur digitale bibliotheek voor openbare bibliotheken omvat naast het Eengemaakt Bibliotheeksysteem (incl. het gebruik van Open Vlacc), ook de vernieuwde Bibliotheekwebsite (met de online catalogus, de self-service omgeving van Mijn Bibliotheek, en de verrijking van het basispakket verrijkende content).

§ 4. De in dit tarief ingesloten deelname aan de basisinfrastructuur digitale bibliotheek voor openbare bibliotheken omvat niet:

1. De kosten voor de lokale hard- en software in de bibliotheek.
2. De kosten voor het netwerk.
3. De kosten om zelfbedieningsautomaten in de bibliotheek te koppelen met het nieuwe bibliotheeksysteem.
4. De lokale kosten voor het huidige bibliotheeksysteem (er wordt een aantal maanden dubbel draaien voorzien wegens de mogelijkheid tot fall-back en het respecteren van de opzegtermijn van bestaande contracten).
5. Lokale licenties voor maatwerk.
6. De integratie van nieuwe bijzondere collecties zoals vermeld onder artikel 12.
7. Nieuwsbrievenabonnement voor de vernieuwde bibliotheekwebsites: er is een Mailchimp integratie voorzien binnen de contouren van deze overeenkomst, maar de Stad/gemeente is zelf verantwoordelijk voor het aanmaken, beheren en betalen van een eigen account bij Mailchimp.
8. Template voor de vernieuwde bibliotheekwebsites: Er zijn 8 themakleuren conform de huisstijlgids voorzien binnen de contouren van deze overeenkomst. Indien de Stad/gemeente opteert voor een template op basis van nog een andere kleur, kan dit tegen een eenmalige kost.

Prijsaanpassingen

§ 1. De eventueel gewijzigde bedragen voor het volgende jaar worden vastgelegd in de loop van september van het lopende jaar. Wijzigingen zijn mogelijk naar aanleiding van:

1. een aanpassing van de SLA’s tussen Cultuurconnect en zijn dienstverleners bedoeld in art. 1 §3;
2. een uitbreiding of wijziging van de functionaliteit en/of diensten;
3. prijsaanpassingen in de contracten met de dienstverleners bedoeld in art. 1 §3;

§ 2. De in paragraaf 1 vermelde aanpassingen worden steeds vooraf goedgekeurd binnen het inspraakmodel dat Cultuurconnect hiervoor opzet, zoals omschreven in artikel 2. De formele kennisgeving hiervan gebeurt bij afzonderlijk schrijven. Indien de Stad/Gemeente niet akkoord gaat met de voorgestelde wijziging, heeft zij het recht om de Overeenkomst via aangetekend schrijven op te zeggen, binnen de drie maanden na de kennisgeving van de wijziging, waarbij de datum van verzending van de aangetekende brief gelijk staat aan de datum van opzegging.

§ 3. Op de tariefzetting onder deze overeenkomst is de volgende indexeringsformule van toepassing:

P1=P0*(I1/I0)

waarbij:

P0 =       0,24 euro

P1 =       Herziene prijs

I0 =        gezondheidsindex op 1 januari 2018.

I1 =        gezondheidsindex van de maand december voorafgaand aan de indexaanpassing.

De jaarlijkse indexaanpassing gebeurt telkens op 1 januari, op basis van het indexcijfer van de maand december voorafgaand aan de indexaanpassing. De eerste indexaanpassing gebeurt op 1 januari 2019. De instapprijs wordt dus bepaald door het jaar van instap (zie ook artikel 7).

Budget hiervoor wordt (vanaf 2021) voorzien bij opmaak van de meerjarenbegroting.  De huidige PBS-bijdrage wordt geregistreerd op sleutel: 61500060-0703-ED-1419/001/007/004/005

In de bijlage is het advies te vinden met betrekking tot de verwerking van persoonsgegevens binnen de overeenkomst 'Basisinfrastructuur Digitale Bibliotheek'.