Naar aanleiding van de nieuwe legislatuur voor de periode 2019 – 2024 werd de nieuwe samenstelling van de GECORO-Halle door de gemeenteraad in zitting van 30.04.2019 goedgekeurd.
Overeenkomstig artikel 1.3.3.§8 van de Vlaamse Codex Ruimtelijke Ordening dient de GECORO haar huishoudelijk reglement op te stellen en dient dit reglement en zijn wijzigingen ter goedkeuring voorgelegd te worden aan de gemeenteraad.
De GECORO-Halle beraadslaagde tijdens de installatievergadering op 5 juni 2019 en tijdens de vergadering van 19 juni 2019 over het huishoudelijk reglement en besliste dit aan te vullen en te wijzigen.
Voorstel
Aan de raad wordt voorgesteld het geactualiseerde huishoudelijk reglement van de GECORO goed te keuren.
De voornaamste wijzigingen aan het reglement van de GECORO zijn:
- De doelstelling wordt ruimer omschreven met verwijzing naar een duurzame ruimtelijke ontwikkeling.
- Van de leden wordt verwacht dat ze het belang dat verdedigd wordt door een maatschappelijke belangengroep overstijgen en meewerken aan advies gericht op het algemeen belang.
- De verwachtingen met betrekking tot de contacten met de pers worden verduidelijkt.
- De verslagen van de GECORO worden op de website gepubliceerd.
De gemeenteraad wordt gevraagd het geactualiseerde aangepaste huishoudelijk reglement goed te keuren.
De Gemeenteraad keurt volgend besluit goed met algemene stemmen.
Het geactualiseerde en aangepaste huishoudelijk reglement van de GECORO wordt overeenkomstig artikel 1.3.3. §8 van de Vlaamse Codex Ruimtelijke Ordening goedgekeurd, met name
Artikel 1 : Benaming
De commissie draagt de naam “Gemeentelijke Commissie voor Ruimtelijke Ordening-Halle” of afgekort “GECORO-Halle”.
Artikel 2 : Doelstellingen
§1 De GECORO beoogt het behoud, de verbetering en de uitwerking van een goede ruimtelijke ordening voor de gemeente. De adviezen van de GECORO hebben steeds tot doel de kwaliteit van de ruimtelijke ordening binnen de gemeente te waarborgen. Deze ruimtelijke ordening is gericht op een duurzame ruimtelijke ontwikkeling waarbij de ruimte beheerd wordt ten behoeve van de huidige generatie, zonder dat de behoeften van de toekomstige generaties in het gedrang gebracht worden. Daarbij worden de ruimtelijke behoeften van de verschillende maatschappelijke activiteiten gelijktijdig tegen elkaar afgewogen. Er wordt rekening gehouden met de ruimtelijke draagkracht, de gevolgen voor het leefmilieu en de culturele, economische, esthetische en sociale gevolgen. Op deze manier wordt gestreefd naar ruimtelijke kwaliteit.
§2 De GECORO beoogt een nauwe samenwerking met het College van Burgemeester en Schepenen, evenwel met behoud van eigen autonomie. De burgemeester en de schepen bevoegd voor ruimtelijke ordening worden uitgenodigd voor het informatief gedeelte van de vergaderingen. De GECORO-leden worden uitgenodigd op de openbare informatievergaderingen die door het College van Burgemeester en Schepenen worden ingericht. Zij hebben zoals ook de vertegenwoordigers van de politieke fracties, spreekrecht in aanvulling op de tussenkomsten van de effectieve leden. Er worden in de GECORO geen politieke debatten gevoerd. De leden die zetelen als vertegenwoordiger van maatschappelijke belangengroepen, kunnen een standpunt aanbrengen en beargumenteren dat aangehouden wordt door de betrokken maatschappelijke belangengroep. De commissie ruimtelijk ordening is evenwel niet bedoeld als een forum dat enkel dient om het standpunt van een belangengroep of vereniging te vertolken. De betrokken leden streven er dan ook naar om het belang dat verdedigd wordt door een maatschappelijke belangengroep te overstijgen en mee te werken aan adviezen die gericht zijn op het algemeen belang en de in artikel 2 §1 geciteerde doelstelling van de ruimtelijke ordening.
§3 De GECORO adviseert vanuit een gefundeerd ruimtelijk analytisch standpunt, op vraag of op eigen initiatief. De GECORO voert de door de Vlaamse Codex Ruimtelijke Ordening opgedragen taken naar behoren uit. De agendering en bespreking op eigen initiatief hebben alleen betrekking op materies die direct of indirect met de ruimtelijke ordening te maken hebben en tot doel hebben het College van Burgemeester en Schepenen en/of de Gemeenteraad in een lopende procedure te adviseren. Zij eerbiedigen de wetgeving inzake openbaarheid van bestuur, de bescherming van de privé levenssfeer en de ruimtelijke ordening. Het secretariaat brengt de voorzitter tijdig op de hoogte van de reglementair voorziene vervaldata voor verplichte advisering.
§4. De leden van de GECORO spannen zich in om de vergaderingen van de commissie zoveel als mogelijk bij te wonen en een actieve inbreng te hebben.
Artikel 3 : De voorzitter
§1 De voorzitter bereidt de vergaderingen van de GECORO voor in overleg met het secretariaat en de ondervoorzitter. De voorzitter roept ze samen, leidt en modereert ze. De voorzitter is verantwoordelijk voor het opstellen van de agenda, het vaststellen van de aanwezigheden en het vastleggen van de data.
§2. De voorzitter zorgt ervoor dat alle standpunten en argumenten aan bod kunnen komen. De leden van de GECORO geven de voorzitter daartoe de nodige ruimte.
§3 De voorzitter vertegenwoordigt de GECORO naar buiten toe. Contacten door de leden met de pers of andere media in verband met de werking, advies en besluitvorming binnen de GECORO worden in principe gemeden. Op vraag van de media verstrekt de voorzitter informatie over de door de GECORO uitgebrachte en aan het College van Burgemeester en Schepenen overgemaakte adviezen.
§ 4. De leden van de GECORO hebben het recht om na de eindberaadslaging door de commissie, onder meer tegenover de media, een eigen standpunt in te nemen over dossiers of over de werking van de commissie, voor zover daarbij :
1° duidelijk is dat het betrokken lid in eigen naam spreekt of voor rekening van de belangengroep waarvoor hij als vertegenwoordiger in de commissie zetelt;
2° niet aangegeven wordt wie welke andere of gelijke standpunten ingenomen heeft tijdens commissievergaderingen;
3° eventuele algemene kritiek op de werking van de commissie gereserveerd wordt gebracht;
4° het recht op privacy van betrokkenen in dossiers of het vertrouwelijk karakter van gegevens niet in het gedrang wordt gebracht.
§ 5. Indien een lid van de commissie of een fractievertegenwoordiger zonder verantwoording driemaal achtereenvolgens afwezig is, brengt de voorzitter dat lid/die vertegenwoordiger er schriftelijk van op de hoogte dat hij ambtshalve ontslagnemend is. In dit geval wordt de plaatsvervanger ambtshalve effectief lid totdat er een nieuwe aanstelling heeft plaatsgehad. Hiervan gaat kopie aan de eventuele instantie die de betrokkene afgevaardigd heeft. Bij de tweede ongemotiveerde afwezigheid gebeurt er een schriftelijke verwittiging. Bij aanwezigheid van de plaatsvervanger wordt dit als een gemotiveerde afwezigheid beschouwd. Het is aan het effectief lid om zijn plaatsvervanger en het secretariaat voldoende vooraf te verwittigen van zijn afwezigheid.
Bij de deskundige leden geldt als plaatsvervanger het lid dat in de lijst van plaatsvervangers in dezelfde orde voorkomt als het effectief lid.
Politieke fracties duiden in de regel vaste vertegenwoordigers aan die de documenten betreffende de vergaderingen rechtstreeks ontvangen. Zij kunnen zich steeds laten vervangen door een ander lid van de fractie.
§6 De voorzitter brengt over het beheer van de werkingsmiddelen van de GECORO jaarlijks verslag uit aan de leden van de commissie en aan de gemeenteraad.
Artikel 4: de ondervoorzitter
§1 De GECORO kiest onder haar leden een ondervoorzitter.
§2 De ondervoorzitter vervangt de voorzitter wanneer die verhinderd is voor de vergadering. Indien ook de ondervoorzitter verhinderd is, neemt het oudste aanwezige deskundig lid deze functie op zich.
§3 Om de werking van de GECORO te verzekeren kan, in geval van langdurige onbeschikbaarheid en/of bij het voortijdig stopzetten van het mandaat van de voorzitter, de ondervoorzitter het volledige takenpakket van de voorzitter tijdelijk overnemen, totdat de gemeenteraad een nieuwe voorzitter heeft benoemd.
Artikel 5 :De secretaris
§1 De secretaris is verantwoordelijk voor de verslagen, de uitnodigingen en het bezorgen van de schriftelijke adviezen aan het college van burgemeester en schepenen en de verzending ervan.
§2 De briefwisseling namens de GECORO wordt getekend door de voorzitter en de secretaris. Bij afwezigheid van de voorzitter tekent de ondervoorzitter, in vervanging van de secretaris tekent de vervangend secretaris. In onderling overleg en bij hoogdringendheid kan eventueel een niet ondertekende versie worden verstuurd. Het briefwisselingsadres en het dossier van de GECORO berust bij de dienst Ruimte en Wonen.
§3 De Gemeenteraad stelt de GECORO een permanent secretariaat en de nodige middelen ter beschikking. Het secretariaat is telefonisch en per e-mail bereikbaar alle werkdagen gedurende de normale werkuren.
Artikel 6 : Dagelijks Bestuur.
§1 De GECORO stelt het bestuur samen: de voorzitter, de ondervoorzitter en de secretaris.
§2 Het bestuur staat alleen in voor de voorbereiding van de vergadering van de GECORO.
Artikel 7 :Vergaderingen
§1 De GECORO vergadert minstens tweemaal per jaar.
§2 De vergaderingen van de GECORO zijn in principe gesloten, maar de GECORO kan voor de behandeling van een onderwerp personen uitnodigen voor een toelichting en een eventuele bespreking van het onderwerp. Die personen mogen evenwel de beraadslaging over het advies van de GECORO en de stemming erover niet bijwonen, tenzij die delen van de vergadering openbaar worden gehouden.
§3 De GECORO kan, onverminderd de wettelijke regels inzake de bescherming van de persoonlijke levenssfeer, beslissen dat een vergadering geheel of gedeeltelijk openbaar wordt gehouden.
In dat geval mogen evenwel de niet-leden, andere dan de personen die zijn uitgenodigd voor een toelichting, en de vertegenwoordigers van de politieke fracties, niet deelnemen aan de besprekingen, noch aan de beraadslaging over het advies en de stemming erover.
§4 De beslissing om een geheel of een gedeelte van het informatief gedeelte van de vergadering openbaar te houden wordt genomen met gewone meerderheid van stemmen tijdens de voorgaande vergadering.
§5 Een lid dat een persoonlijk belang heeft bij een besproken onderwerp mag noch de bespreking ervan, noch de beraadslaging over het advies van de GECORO en de stemming erover bijwonen. Het mag wel aanwezig zijn en actief deelnemen aan het informatief gedeelte van de vergadering.
§6 De aanwezigheid van het effectief lid en plaatsvervangend lid in dezelfde GECORO-vergadering is toegestaan. Het plaatsvervangend lid krijgt echter geen vergoeding en kan geen gebruik maken van het stemrecht indien het effectieve lid aanwezig is.
§7 Een GECORO - lid zorgt ervoor dat hij/zij zich onthoudt van beïnvloeding en laat zich vervangen indien er sprake zou kunnen zijn van belangenvermenging of rolconflicten.
Artikel 8 :Bijeenroepen en agenda
§1 Het tijdstip van de vergaderingen wordt in principe telkens in een voorgaande vergadering vastgelegd.
§2 De agenda van de vergadering wordt samengesteld op de bestuursvergadering.
Nieuwe agendapunten kunnen op schriftelijk gemotiveerde basis worden voorgesteld door elk lid van de commissie aan het bestuur voor de voorbereidende bestuursvergadering. Alle briefwisseling verloopt via het secretariaat.
§3 Dringende agendapunten kunnen bij het begin van de vergadering worden voorgesteld. De commissie beraadslaagt over de hoogdringendheid. Agendapunten die te maken hebben met het wijzigen van het huishoudelijk reglement moeten steeds schriftelijk aangekondigd worden in de uitnodigingen.
§4 De agenda wordt ten minste 10 dagen voor de vergaderingen toegezonden. Wanneer de agenda punten voorziet die vanwege de leden een belangrijke voorstudie vereisen zal deze termijn verlengd worden om een goede voorbereiding mogelijk te maken. In dringende gevallen kan deze termijn ingekort worden tot 7 kalenderdagen voor de dag van de vergadering. Bij een samenkomen van de GECORO op verzoek van de Gemeenteraad of het College van Burgemeester en Schepenen of op verzoek uitgaande van minstens één derde van de leden van de GECORO, wordt de agenda eveneens uiterlijk 7 kalenderdagen voor de dag van de vergadering gestuurd.
§5 Een agendapunt moet vergezeld zijn van een verklarende nota of van elk document dat de commissie kan voorlichten. Deze documentatie moet voldoende zijn om de leden, inclusief de vaste fractievertegenwoordigers, toe te laten de vergadering degelijk voor te bereiden en wordt samen met de uitnodiging opgezonden. Het is steeds mogelijk het volledige dossier in te kijken op de dienst Ruimte en Wonen tijdens de daarvoor voorziene uren.
§6 De plaatsvervangers krijgen alle stukken die ook aan de effectieve leden worden gegeven.
Artikel 9 : Stemmingen
§1 De GECORO kan slechts geldig beslissen wanneer ten minste de helft van haar leden aanwezig is. Is die voorwaarde niet vervuld, dan kan de GECORO op haar eerstvolgende vergadering, ongeacht het aantal aanwezige leden, geldig beslissen over de onderwerpen die waren geagendeerd voor de vergadering waarop onvoldoende leden aanwezig waren, op voorwaarde dat de nieuwe vergadering niet binnen 24 uur na de eerste plaatsheeft. Voor nieuwe agendapunten is opnieuw de aanwezigheid van de meerderheid van de leden vereist.
§2 De GECORO zal streven naar een consensus bij het geven van adviezen. Indien geen consensus bereikt wordt, kan er gestemd worden. Deze stemming is in principe niet geheim maar kan dit wel zijn op verzoek van een lid. De uitslag van deze stemming wordt vermeld in het advies. Eventueel kan op verzoek van een lid een gemotiveerd minderheidspunt worden toegevoegd aan het advies.
§3 De GECORO beslist bij meerderheid van stemmen van de aanwezige leden. Bij staking van stemmen is de stem van de voorzitter beslissend.
§4 Het huishoudelijk reglement wordt aangenomen met eenparigheid van stemmen.
Het kan ook slechts met eenparigheid van stemmen worden gewijzigd. Het wordt pas rechtsgeldig wanneer het is goedgekeurd door de gemeenteraad.
Artikel 10 : Externe deskundigen en interne werkgroepen
§1 De GECORO kan, voor het onderzoeken van bijzondere vraagstukken, een beroep doen op externe deskundigen en werkgroepen oprichten. Voor de werkgroepvergaderingen worden geen zitpenningen voorzien. Dezelfde regels als voor de plenaire vergaderingen gelden ook voor de werkgroepen.
§2 Op verzoek van de GECORO sluit de Gemeenteraad of het College van Burgemeester en Schepenen de contracten af met externe deskundigen voor het onderzoeken van bijzondere vraagstukken, dit in acht genomen de wetgeving en de reglementering met betrekking tot de overheidsopdrachten en binnen de perken van de aan de GECORO toegewezen werkingsmiddelen, verminderd met het bedrag nodig voor de presentiegelden, reis- en verblijfskosten. Deze externe deskundigen hebben enkel een raadgevende inbreng.
§3 De externe deskundigen komen het onderwerp toelichten en bespreken, doch zij nemen niet deel aan de beraadslaging over het advies en de stemming erover.
§4 De GECORO kan interne werkgroepen oprichten die belast worden met een deelaspect van de werking. Dergelijke werkgroep kan enkel verslag uitbrengen op de vergadering van de GECORO. Er is dus geen sprake van autonome adviesverlening.
Artikel 11 :Informatiewerving
§1 De nodige gegevens en documenten (o.a. verkavelingsplannen, ontwerpschetsen, wegenisplannen, inrichtingsplannen, bestaande BPA’s en voorschriften, bestaande verkavelingsplannen en voorschriften, bouwplannen, voorschriften en verordeningen, RUP’s, Gemeentelijk Ruimtelijk Structuurplan, woningbehoeftestudie, Inventaris van Onbebouwde Percelen, inventarissen leegstand woningen en bedrijven,…) die de GECORO opvraagt om het advies te formuleren worden ter inzage van de leden van de GECORO, inclusief de fractievertegenwoordigers, gesteld na afspraak met de secretaris.
§2 De leden van de GECORO en de vertegenwoordigers van de fracties, zijn gehouden tot de plicht van discretie. Dit betreft zowel de informatie die zij in de uitoefening van hun mandaat verkrijgen en vallen onder de regelgeving inzake de bescherming van de privé levenssfeer, als het verloop van de vergaderingen voor wat betreft de uitspraken van afzonderlijke personen.
Artikel 12 :Wijze van notuleren
§1 De secretaris maakt het verslag van de vergaderingen van de GECORO op. De goedgekeurde verslagen zijn openbaar en liggen ter inzage op het gemeentehuis, gedurende de normale werkuren en worden gepubliceerd op de website van de stad Halle.
§2 Het verslag van de vorige vergadering wordt binnen de veertien dagen naar de leden van de GECORO opgestuurd en op de eerstvolgende vergadering van de GECORO ter goedkeuring voorgelegd.
Artikel 13 : Adviesopbouw
§1 Vooraleer aan het advies begonnen wordt, worden volgende vragen nagegaan :
§2 De opbouw van het advies is als volgt :
§3 De notulen inclusief de adviezen worden schriftelijk aan het College van Burgemeester en Schepenen, overgemaakt. Toelichting wordt op verzoek gegeven door de voorzitter of de door de commissie aangeduid persoon.
Artikel 14 Werkingsmiddelen en vergoedingen
§1 De verdeling en de toekenning van de werkingsmiddelen wordt beslist door de commissie aan de hand van de jaarlijkse begroting. De verantwoordelijkheid van het beheer berust bij de voorzitter en de secretaris.
§2 De presentiegelden, kosten voor administratieve stukken, reis- en verblijfsvergoedingen, komen ten laste van de werkingsmiddelen.
Artikel 15 Overgangsbepaling
Bij het begin van een nieuwe legislatuur geldt het huishoudelijk reglement van de vorige legislatuur tot dat ter zake een beslissing getroffen is door de nieuw samengestelde GECORO en deze is goedgekeurd door de gemeenteraad.
Deze beslissing vervangt de beslissing van de gemeenteraad op 27 mei 2014 houdende goedkeuring van het huishoudelijk reglement van de GECORO-Halle.